Hoe kun je risicomanagement zo inrichten dat je niet alleen bedreigingen op je netvlies hebt staan, maar ook kansen optimaal kunt benutten? Wonen Noordwest Friesland heeft de laatste maanden hard gewerkt aan het professionaliseren van risicomanagement binnen de organisatie, en CorporatieGids.nl sprak daarover met bestuurder Martine Huizinga en Interim-Controller Willem Kuipers.
(meer…)

Dat er iets moet gebeuren aan het tekort aan woningen valt inmiddels niet meer te ontkennen. De roep om een gecoördineerde aanpak en centrale regie neemt hand over hand toe. (meer…)

Eind volgende maand krijgen alle huurders van corporatiewoningen weer de jaarlijkse huurverhogingsbrief op de mat. Voor veel corporaties houdt dat in dat omstreeks deze tijd de jaarlijkse berekeningen voor de huurverhoging worden uitgevoerd.

(meer…)

Wat maakt de jaarrekening 2019 anders?

Op het moment van schrijven, is het opstelproces voor de jaarrekening bij de meeste woningcorporaties in volle gang. We kunnen wel al beschikken over de position papers van verschillende corporaties. Het belang hiervan wordt in toenemende mate onderstreept door de accountants. Met recht. De meest relevante keuzes en schattingen worden in de position paper verwoord en door de bestuurder vooraf besproken met de Raad van Commissarissen en de accountant. Dan weten alle betrokken partijen, welke keuzes zijn gemaakt in het opstelproces van de jaarrekening.

Uit de position papers die wij de afgelopen weken hebben ingezien, blijken de meest belangrijke nieuwe punten de volgende te zijn:
1) het onderscheid tussen investeringen en onderhoud voor de beleidswaarde
2) de mutaties in de belastinglatenties na de Handreiking (december 2020).

(meer…)

Op de najaarscongressen van Aedes en de VTW is de Governancecode Woningcorporaties 2020 vastgesteld. Ten opzichte van de vorige Governancecode, zijn er een aantal wijzigingen doorgevoerd. Het merendeel van de wijzigingen lijkt een kleine aanpassing. Bij veel corporaties zorgt dit echter wel voor een extra workload, vooral voor de onafhankelijk controller. Denk aan het in kaart brengen van de wijzigingen van de vernieuwde Governancecode 2020 en het in beeld brengen van de noodzakelijke acties voor de corporatie, zodat zij weer volledig voldoet aan de herziene code.

Governancecode

Wat is de Governancecode ook alweer? Het Aedes-lidmaatschap van een corporatie brengt met zich mee dat de corporaties zich committeren aan een code waarin zij laten zien waarvoor zij staan: de waarden en normen waarop zij aangesproken kunnen worden. Elementen die hierin zijn opgenomen gaan onder andere over integriteit, competenties, voorbeeldgedrag en transparantie.

Op de website van Aedes staat uitgebreid beschreven hoe de Governancecode is opgebouwd, hoe deze bepalingen moeten worden toegepast en hoe dit wordt gecontroleerd door Aedes en VTW. “Moeten worden toegepast”,  want de code is niet vrijblijvend. Voor de details verwijs ik naar de website van Aedes waar ook de Governancecode 2020 te downloaden is.

Belangrijkste wijzigingen

De Governancecode is opgebouwd rondom vijf principes. Deze zijn grotendeels ongewijzigd gebleven. Op detailniveau zijn wel nuances aangebracht en/of toevoegingen gedaan. Een aantal onderdelen van de principes zijn gewijzigd van “leg uit” naar “pas toe”, met andere woorden: deze worden nu dwingend voorgeschreven. Vooral de wijzigingen in verantwoording en risicobeheersing voor corporaties hebben de nodige impact en zijn daarom zijn van groot belang. Waar hebben we het dan over? Een voorbeeld:

Principe 2: Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af: Ten opzichte van de vorige versie van de Code is met name de verslaglegging over bij de corporatie ingediende klachten aangescherpt , waarmee zowel intern (RvC) als extern via het jaarverslag verantwoording over de wijze van klachtafhandeling binnen de corporatie wordt afgelegd. Hiervoor geldt voortaan de “pas toe” bepaling.

Principe 5: Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan de activiteiten: In deze versie van de Code is het hebben van een aanbestedingsbeleid waarin de beginselen van aanbesteden worden onderschreven voor de corporaties tot verplichting geworden.

Wat houdt dit voor u in?

In verband met de wijzigingen in de Code, is het voor de corporatie van belang te controleren in hoeverre voldaan wordt aan (met name de nieuwe) bepalingen uit de Code 2020. Eventuele vervolgacties moeten in beeld worden gebracht, en er moet opvolging aan deze acties worden gegeven om te (blijven) voldoen aan de Code.

Praktijk

Wij zien dat het in kaart brengen van de noodzakelijke wijzigingen en het vervolgens voldoen aan de verplichtingen uit de code voor veel corporaties een niet alledaagse exercitie is en bovenop de activiteiten in de toch al goed gevulde agenda komt. Er wordt al snel gedacht, ‘we hebben de stukken aangepast, daarmee is het klaar en is alles op orde’. Dat is bepaald niet het geval, dan begint het echte werk pas! Inmiddels hebben wij hier de nodige ervaring mee opgedaan. Vanuit deze ervaring komen wij graag met u in gesprek. Bent u geïnteresseerd om over dit onderwerp met ons van gedachten te wisselen? Neemt u dan contact op met onze managing Consultant, de heer Wobbe van der Meulen, via telefoonnummer 06-30752767 of per e-mail via w.vandermeulen@hofmeier.nl.

Er wordt veel gesproken en geschreven over de ‘Three Lines of Defense’. Wij brengen het op verschillende wijze in de praktijk. Zo gaf Teus van der Heiden een training aan de medewerkers interne controle, hun managers en de controller bij WoonInvest (WI). Volgens het interne controleplan 2020 voeren de drie afdelingen de verbijzonderde interne controles voor de meest kritische (circa zes) bedrijfsprocessen uit.

Training

De training begon met een inleiding over het hoe en waarom van Interne Beheersing per afdeling en de uitleg over het Interne Controleplan 2020 van WI.  WI heeft de principiële keuze gemaakt, dat de afdelingen zelf voor de Interne Beheersing moeten zorgen. Dat begint met het onderkennen van de kritische stappen in de bedrijfsprocessen (de key controls) en loopt door tot en met het uitvoeren van verbijzonderde interne controles na het afsluiten van een kwartaal en het bespreken van de bevindingen en adviezen van de afdelingsmanager.

Tijdens deze inleiding bespraken wij ook de rol van de controller tegen de achtergrond van de “Three Lines of Defense”. WI kent één controller en die houdt zich voornamelijk bezig met werkzaamheden in de derde verdedigingslinie, onafhankelijk onderzoek en rapportages aan de bestuurder over de onderwerpen van Finance en Control. Een ingekorte rapportage zal daarna aan de RvC worden uitgebracht. Dat houdt voor WI in, dat de controller zich bewust “beperkt” in de werkzaamheden van de tweede verdedigingslinie. Deze is daarin bij WI wel de spil in de risicomanagementrapportages (per kwartaal) en oefent ook de functie van de compliance officer uit. Voor het overige waakt de controller ervoor om iets te zeggen, waar hij in zijn rol van de onafhankelijke onderzoeker last van kan hebben.

De praktijk

Dat klink mooi, maar nu de praktijk! Aan de hand van twee kritische processen hebben we eerst interactief de key controls bepaald. Dit zijn de handelingen van interne controle die onmisbaar zijn in de interne beheersing van WI. In de ogen van WI kan dat aan de orde zijn in de volgende situaties:

1. Risico op gemiste opbrengsten
2. Risico op onrechtmatige uitgaven (geen tegenprestatie, niet begroot, niet geautoriseerd, te hoge prijs, etc.)
3. Frauderisico aanwezig
4. Risico op niet naleven van belangrijke wet- en regelgeving

Het verkoopproces als voorbeeld

In het proces van de woningverkopen was vooral het eerste punt belangrijk. Hoe weet de manager van de afdeling Wonen nu zeker, dat de hoogst haalbare verkoopprijs voor een woning is gerealiseerd? De stappen die WI daarin onderneemt (communicatie met de verkopende makelaar, het publiceren van de woning, het zichtbaar maken van de kritische rol van een tweede collega, de analyse na een tegenvallende verkoopprijs) worden punten van het werkprogramma van de medewerker interne controle. Ook het punt van het frauderisico kreeg de aandacht. Hoe weet WI zeker, dat de taxerende makelaar en de verkoopmakelaar volledig onafhankelijk van elkaar werken? Relatief veel aandacht in dit bedrijfsproces is er geschonken aan de Woningwet. Zo is er een regel, dat wanneer een huurder een woning koopt, hij  dit zal moeten doen voor eigen-bewoning. De koper zal zelf in de woning moeten gaan wonen minimaal 2 jaar lang en anders een familielid in de eerste lijn.

Om meer zekerheid te hebben dat  deze wettelijke regel wordt nageleefd, heeft WI als beheersingsmaatregel ingezet dat in de koopovereenkomst hierover een bepaling  wordt opgenomen. In de verbijzonderde interne controle zal dit aspect ook vastgesteld moeten worden. Daarmee kan de Manager op grond van het uitgevoerde werkprogramma vaststellen, dat aan alle key controls in de afgelopen periode is voldaan en kan hij meteen aandacht schenken aan de geconstateerde verbeterpunten. Doelstelling van de uitvoering van de verbijzonderde interne controle is, dat de manager gemotiveerd kan aangeven, dat dit bedrijfsproces “in Control” is.

Mutatie onderhoud

Een ander proces als voorbeeld in de training was het mutatie-onderhoud. De bespreking hierover was lastig, omdat de afdeling Vastgoed de nieuwe werkwijze vanaf 1 januari 2020 nog moet beschrijven. In de nieuwe werkwijze wordt de rol van het aannemersbedrijf groter bij de voor- en na-inspecties en hebben de opzichters meer een toetsende rol. Daarom zal het opgeleverde werk door de aannemer gecontroleerd moeten zijn door de opzichter. Of dit steekproefsgewijs moet boven of beneden bepaalde bedragen of afhankelijk van de soort van de uitgaven, moet nog nader binnen de afdeling Vastgoed worden besproken. Ook de woonconsulenten kunnen gedeeltelijk een toetsende rol vervullen, wanneer zij in de woning de oplevering doen aan de nieuwe huurder. Uiteraard was ook het fraudebeheersingsrisico een grote factor in het samenstellen van het werkprogramma voor het mutatie-onderhoud.

Zo legden de  vertegenwoordigers van de afdelingen de basis om op deze wijze aan hun werkprogramma’s te werken. Deze zullen in de komende weken (maart 2020) uitgewerkt worden. In de ondersteuning van het maken van de werkprogramma’s voor de afdelingsmanager maakt WI in het eerste kwartaal van 2020 overigens gebruik van een externe controller. Daarmee houdt de “gewone” controller van WI de handen vrij om eind april 2020 onafhankelijk reviews uit te voeren op de opgeleverde rapportages verbijzonderde interne controle.

Meer weten? Bekijk onze training!