Risicomanagement onderdeel van processen maken

Hoe kun je risicomanagement zo inrichten dat je niet alleen bedreigingen op je netvlies hebt staan, maar ook kansen optimaal kunt benutten? Wonen Noordwest Friesland heeft de laatste maanden hard gewerkt aan het professionaliseren van risicomanagement binnen de organisatie, en CorporatieGids.nl sprak daarover met bestuurder Martine Huizinga en Interim-Controller Willem Kuipers.

4 min lezen
risicomanagement
  • Call-to-action

    Bellen of mailen?
    U kunt ons natuurlijk telefonisch
    of via de mail bereiken

    of
  • Het was niet zo dat risicomanagement niet plaatsvond, begint Martine: “Maar het werd niet expliciet benoemd en beschreven. Tot voor kort werden processen bijvoorbeeld wel beschreven, maar werden de bijbehorende risico’s en maatregelen hier niet direct aan gekoppeld. Door dit nu wel te doen, geven we meer structuur aan het proces en neem je de hele organisatie mee in risicomanagement. Juist dan kun je het naar een hoger niveau tillen.”

    Levend maken

    Een bijkomend voordeel van het beschrijven van risico’s in combinatie met de processen is dat je het onderwerp levend maakt en houdt in de organisatie. Martine: “Een van onze grootste uitdagingen rondom risicomanagement is het creëren van bewustwording. Wanneer risico’s worden gekoppeld aan processen, voelen medewerkers zich sneller verantwoordelijk hiervoor. Rekening houden met en zicht houden op risico’s wordt een onderdeel van de cultuur, waardoor risicomanagement geen project maar een proces wordt.”

    Intrinsieke motivatie

     “Aan de ene kant is risicomanagement voor een kleinere corporatie als Wonen Noordwest Friesland makkelijker omdat je precies weet waar mensen mee bezig zijn en je makkelijk kunt schakelen,” legt Willem uit. “Maar aan de andere kant heb je niet de ruimte om specialisten in te zetten. Je hebt daardoor niet iemand die veel kennis van zaken heeft en de organisatie aanjaagt om risicomanagement onder de aandacht te houden. Dat vraagt meer van onze intrinsieke motivatie.”

    Van iedereen

    Het betrekken van alle lagen van de organisatie bij het opstellen van risicomanagement, is daarvoor essentieel volgens Martine: “Het houdt immers niet op bij het management of de directie, en wanneer je het ‘top down’ opdraagt wordt het niet gezien als iets van de organisatie. Wanneer je mensen meeneemt, creëer je de intrinsieke motivatie. Daarnaast weet de organisatie vaak meer over processen dan het MT of de directie, waardoor je beter de risico’s kunt vaststellen.”

    Onderdeel P&C-cyclus

    Bij de inrichting van risicomanagement heeft WNWF ervoor gekozen het onderdeel te maken van de planning- en controlcyclus. Willem: “We maken hierbij onder andere gebruik van de strategiekaart van Aedes en Naris. Daarnaast hebben we de afspraak gemaakt dat de controle in de lijn gebeurt, waarna een interne audit plaatsvindt. Het beste scenario zou natuurlijk zijn wanneer de audit door een onafhankelijke partij gedaan wordt, maar three lines of defence is bij een kleine organisatie niet altijd te realiseren. Het voorkomen van een grijs gebied, vooral tussen de tweede en derde lijn, is dan niet altijd mogelijk. Nu ondersteunt de tweede lijn de derde lijn nog bijvoorbeeld bij het maken van een controleopzet, hoewel we wel verwachten dat dit in de toekomst steeds onafhankelijker kan worden opgezet wanneer de organisatie meer risicovaardig wordt.”

    Spiegelen met collegacorporaties

    Om risicomanagement meer structuur te geven, werkt Wonen Noordwest Friesland samen met interim & adviesbureau Hofmeier. “Omdat onze controller door ziekte was weggevallen, was het fijn dat Hofmeier ons snel ondersteuning kon bieden door het beschikbaar stellen van een goede kracht,” legt Martine uit. “Daarnaast kunnen wij bij de inrichting gebruikmaken van hun expertise. Hofmeier heeft een groot netwerk en daardoor kunnen wij ons makkelijk spiegelen aan hoe andere corporaties risicomanagement hebben ingericht.”

    Comfort

    “De komende periode willen wij risicomanagement verder ontwikkelen, waardoor het van een projectmatige opzet verandert in een onderdeel van het proces,” gaat Martine verder. “Dat is iets waar we stap voor stap mee bezig gaan en niet binnen een week is afgerond. Het is inmiddels normaal geworden om als organisatie continu te veranderen, en je wilt daarbij het comfort hebben dat je makkelijk kan inspelen op ontwikkelingen.” Op de vraag hoe risicomanagement de organisatie helpt dit dynamische speelveld waarin corporaties opereren aan te gaan, vertelt Willem: “Dat betekent een goed beeld hebben van welke bedreigingen er zijn, maar ook waar kansen liggen. Zodra je die samenhang goed in beeld hebt, kun je risicomanagement gebruiken om te anticiperen op de toekomst.”

    Bron: CorporatieMedia, Foto: WNWF