fbpx

Pre-visitatie

Dé visitatie. Elke woningcorporatie moet er één keer in de vier jaar aan geloven. Daarbij wordt aan de hand van beschikbare informatie en interviews het maatschappelijk presteren van de corporatie beoordeeld. Om een goed beeld te kunnen geven van de corporatie, is het dus van belang om alle documentatie zo compleet mogelijk aan te leveren. Vaak een hele klus, vooral omdat de visitatie maar één keer per vier jaar plaatsvindt en daardoor de kennis over wat visitatie precies inhoudt niet of in mindere mate aanwezig is binnen een corporatie. Dat speelt des te meer na een fusie, reorganisatie of ingrijpende wijziging in het personele bestand. Een centraal punt met voldoende over- en inzicht met betrekking tot de gevraagde documentatie ontbreekt nogal eens en ook is niet altijd voldoende bekend hoe de stakeholders in de wedstrijd zitten. Een goede voorbereiding is dus belangrijk, maar hoe doet u dat?

4 min lezen

Pre-visitatie gebruikt dezelfde methodiek als de daadwerkelijke visitatie voor een optimale voorbereiding.

De oplossing: Pre-visitatie
Bij een pre-visitatie worden handvatten gegeven voor het verzamelen van documentatie, wordt inzichtelijk gemaakt welke documenten nog missen en wordt met een kritische blik gekeken naar de inhoud van alle documenten vanuit de verschillende invalshoeken van de visitatie. Ook wordt met alle relevante stakeholders gesproken. Als eindproduct is al deze informatie verwerkt in een rapportage. Daarmee bent u goed voorbereid op de visitatie.

Aanpak van de pre-visitatie
Bij de pre-visitatie wordt gebruik gemaakt van dezelfde methodiek als bij de daadwerkelijke visitatie. Dit is de meest recente visitatie-methodiek, zoals deze op de site van de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederlands (SVWN) te vinden is. Binnen deze methode wordt vanuit verschillende perspectieven naar de prestaties van de organisatie gekeken. De verschillende prestatievelden zijn: Presteren naar opgave, ambities, presteren volgens belanghebbenden, presteren naar vermogen en governance.

Aan de hand van de methodiek van de SVWN, stellen wij de pre-visitatie op uit verschillende onderdelen. Deze onderdelen geven op hoofdlijnen inzicht hoe goed de corporatie in theorie voldoet aan de prestatievelden van de SVWN. De verschillende onderdelen zijn als volgt:
1. Documentonderzoek
2. Interviews
3. Rapportage
4. Presentatie

De onderdelen nader bekeken
1. Documentonderzoek
Aan de hand van de methodiek van de SVWN wordt eerst bekeken of alle vereiste documenten aanwezig zijn, wat de kwaliteit is van de aanwezige documenten en vervolgens worden ze verwerkt in een documentenlijst. Deze documentenlijst biedt een heldere weergave van alle aanwezige en missende documenten, maar geeft ook de plek aan waar informatie wel te vinden is als er geen specifiek document aanwezig is.
2. Interviews
Om een goed beeld te krijgen van de opvattingen van de stakeholders ten aanzien van het presteren van de organisatie zullen er met hen interviews worden gehouden over de betreffende prestatievelden. Daarnaast zullen ook vragen die voortkomen uit het documentenonderzoek, worden besproken tijdens interviews of overleggen met de directeur-bestuurder, Leden van het Management Team (MT) en de belangrijkste stakeholders.
3. Rapportage
Van alle bevindingen wordt per prestatieveld een heldere en leesbare rapportage opgesteld. Deze rapportage bestaat uit een beknopt overzicht van de bevindingen, inclusief een onderbouwing daarvan. Zo is er in de rapportage te lezen wat de prestaties nu zijn, of de prestaties voldoen aan de prestatieafspraken en wat de kwaliteit is van de inhoud van alle documenten.
4. Presentatie
Na afronding van de rapportage en daarmee de pre-visitatie worden de bevindingen besproken tijdens een presentatie.

Laat de visitatie maar komen!
Met de rapportage en de uitleg in de presentatie heeft de corporatie een goede basis gebouwd voor de visitatie die gaat komen. Ze weten waar ze staan op maatschappelijk gebied, welke documenten aanwezig zijn of missen, maar minstens zo belangrijk, wat de kwaliteit van de aangeleverde documentatie is en hoe stakeholders staan ten opzichte van het presteren van de organisatie. Hierdoor is er ook alvast een goede indicatie van de vragen die zullen komen vanuit de visitatiecommissie. Zo kan de corporatie met een gerust hart en goed voorbereid de visitatie in gaan!

Lieke ThomasConsultant | Senior Finance Professional

Ook interessant