Informatiebehoefte is hét uitgangspunt I Artikel Binnenlands Bestuur I Youri Rojas
Een mooi intern samenspel tussen applicatiebeheerder, controller, medewerkers en management.
Het kan niet genoeg benadrukt worden: het gaat niét om het vertalen van data naar informatie, maar om het vertalen van informatiebehoefte naar data. Hoe gaat u hiermee om?
Data ‘an sich’ is namelijk geen informatie. Wat willen we eigenlijk precies weten? En welke data is daar voor nodig? Helaas worstelen gemeenten, overheden en onderwijs – die te maken hebben met gigantische hoeveelheden data en
informatiesystemen – hier regelmatig mee.
“Mede door de ontwikkelingen op het gebied van big data is de publieke sector veranderd van achterom kijken naar vooruitzien.”
Youri Rojas – Hofmeier.
Het zorgen voor een goed functionerende infrastructuur met betrouwbare data is een van de hoofdzaken. Het is nog belangrijker om vooraf na te denken op welke manier de data gebruikt of ingezet wordt om gestelde doelen inzichtelijk te maken. Zo’n benadering heeft vaak impact op de inhoud en werkwijze van functies, maar ook op hoe mensen naar data kijken. Hoe moeten we deze interpreteren en analyseren, welke trends zijn te ontdekken en welke conclusies kun je daaraan verbinden? Het gaat om zowel financiële als inhoudelijk relevante informatie die met elkaar in verband moet worden gebracht. Hoe doet u dat en hoe zorgt u ervoor dat de organisatie daar goed in is gefaciliteerd?
Toneelstuk met drie akten
Het definiëren van de informatiebehoefte – strategisch, tactisch en operationeel -, data daarop afstemmen en vervolgens met die informatie richting geven aan de organisatie, kunt u zien als een toneelstuk met drie akten. In dat toneelstuk zijn er vier spelers: de applicatiebeheerder, de controller, de medewerkers en het management.
Akte 1 – Verkennen
De vier spelers komen bij elkaar. Het management definieert de informatiewensen en dat doen ook de medewerkers in het kader van de uitoefening van hun functie. De controller speelt hierop in door kritische vragen te stellen en houdt daarbij de geformuleerde doelen voor ogen. Hij wil weten wat er met de uitkomst gebeurt en denkt mee vanuit een kosten-baten analyse. De applicatiebeheerder geeft aan wat de mogelijkheden zijn om dat doel te bereiken. In deze akte heerst veel twijfel over het gebruik van nieuwe technologieën, het proces en het functieprofiel van medewerkers. Het meeste werk ligt er voor het management. Hij heeft een informatievraag en wil die beantwoord zien. De controller kan hem daarbij helpen en stuurt bij, stelt zaken scherper en trekt zaken in twijfel. Dat creëert impact en zorgt ervoor dat alle spelers goed blijven nadenken over het doel.
Akte 2 – Concreet aan de slag
De processen worden ingericht. De applicatiebeheerder bouwt en implementeert een systeem waar de medewerkers mee aan de slag kunnen. In deze akte houdt de controller het overzicht en faciliteert hij. Hij let op dat wat de applicatiebeheerder bouwt, ook is wat het management en de medewerkers bedoelen. De praktijk leert dat applicatiebeheerders vaak te enthousiast zijn en bijvoorbeeld tien functionaliteiten in een systeem inbouwen terwijl er maar drie nodig zijn.
Akte 3 – Duiden
De relevante informatie komt beschikbaar, zowel voor de medewerker als het management. Het management kan op basis van deze informatie beslissingen nemen en de organisatie nog beter aansturen. De medewerkers hebben de beschikking gekregen over de benodigde informatie om hun functie zo goed mogelijk te kunnen uitoefenen. De controller speelt in deze akte een belangrijke, adviserende, duidende rol. De controller kan door verschillende rapportages het management laten zien of bepaalde ingrepen inderdaad succes hebben (gehad) of niet. En of er elders wellicht hogere prioriteiten liggen.
Data data data
Mede door de ontwikkelingen op het gebied van big data is de publieke sector veranderd van achterom kijken naar vooruitzien. De organisaties van nu moeten veel meer nadenken over de wijze waarop zij medewerkers betrekken bij hun ontwikkelingen. Ze hebben ook de opgave om mensen de ruimte te geven om zich aan nieuwe arbeidsomstandigheden en tools aan te passen. Daarnaast moet de organisatie steeds meer richting geven aan haar strategische en beleidsmatige ontwikkelingen en de bedrijfsvoering.
Een mooie uitdaging!
Meer weten?
Hofmeier is business partner voor uw financiële organisatievraagstukken die gericht zijn op continuïteit, kwaliteit, transitie en capaciteit. We hebben ruime ervaring in het ontzorgen van bestuurders, CFO’s, management en (business) controllers bij complexe bedrijfsprocessen. Wilt u weten hoe u grip krijgt op informatiebehoefte en hoe wij daarbij kunnen helpen? Neem contact met ons op!
Dit artikel werd in mei 2019 gepubliceerd in Binnenlands Bestuur.
jQuery(function(){window.dojoRequire([“mojo/signup-forms/Loader”], function(L) { L.start({“baseUrl”:”mc.us9.list-manage.com”,”uuid”:”170f9cc5c0f1d8d616ed3a891″,”lid”:”be61751de8″,”uniqueMethods”:true}) })});