fbpx

Digitalisering van de financiële functie. Hoe gaat dat bij de Hartstichting?

Bas Geboersa
  • Call-to-action

    Bellen of mailen?
    U kunt ons natuurlijk telefonisch
    of via de mail bereiken

    of
  • Digitaliseren is in elke branche hot topic. We willen snel en gemakkelijk gegevens kunnen verwerken en analyseren. En dat klinkt allemaal geweldig totdat je eraan wilt beginnen. Een organisatie is gewend om met bepaalde systemen te werken en hoe je bepaal in tussen alle aanbieders van software pakketten nu welke het beste bij jouw organisatie past? Mede om deze reden schuiven veel organisatie dit op de lange baan, maar zo kom je niet vooruit. Hoe pak je een digitalisering proces dan wel goed aan? Hoe krijg je je hele facturatie proces en alles waar daar bij komt kijken digitaal? Wij vragen het aan een van onze professionals Bas Geboers. Hij begeleidt organisaties bij dit soort veranderingen. Momenteel begeleidt hij de Hartstichting. 

    Bas vertel; wat is er belangrijk bij een volgende stap naar digitalisering?

    Eigenlijk is het belangrijkste om er gewoon aan te beginnen en het niet meer uit te stellen. Begin met de gewenste situatie in kaart te brengen en vergeet daarin natuurlijk niet de eindgebruikers. 

    Tegen welke uitdagingen loop je aan?

    Communicatie met de gehele organisatie is erg belangrijk. Zorg dat alle mogelijke gebruikers op de hoogte zijn van de komende veranderingen en houdt ze betrokken. Dit maakt de implementatie een stuk soepeler.

    Wat is de juiste volgorde in zo’ n proces?

    Maak een goed ontwerp van de gewenste situatie waarbij heilige huisje niet gespaard hoeven te blijven. Hier kunnen wij goed in meehelpen omdat we met een verse blik je organisatie bekijken. Ook de kennis die we opgedaan hebben bij andere organisaties helpt hier natuurlijk bij. Vervolgens is het belangrijk deze in een matrix te zetten waarna bekeken kan worden welke aanbieders het beste passen bij de wensen van de organisatie. Bij de grotere projecten is het raadzaam om een “request for proposal” te versturen waar meteen alle informatie in staat en de gewenste planning in staat. Tot slot is het natuurlijk altijd belangrijk om een goede begroting te maken en deze het gehele proces goed te bewaken.

    Op welke manier zijn de mensen binnen de organisatie hierbij betrokken?

    Dat is afhankelijk van de afdeling. Het spreekt voor zich dat er minimaal wekelijks een update naar de afdeling financiën moet. Dit kan via een mail, maar nog beter is het even bijpraten tijdens een overleg. De overige collega’s worden op de hoogte gehouden via de gebruikelijke communicatiemiddelen bij de klant. Maar ook door testsessies te plannen om ze betrokken te houden.

    Waarom vragen organisaties vaak de hulp van Hofmeier hierbij?

    Zo’n project kost aardig wat tijd om goed te implementeren en het vraagt veel van een afdeling om dit er even bij te doen. Daarnaast is iemand met een frisse blik erg waardevol om de processen te optimaliseren.

    Meer weten over het digitaliseren van processen op het gebied van Finance? Neem vrijblijvend contact met ons op.