LinkedIn Omgaan met schattingen in de grootste balanspost | Hofmeier.nl - Interim en Consulting
  • Financieel-  of organisatievraagstuk? Ook tijdens de coronacrisis staan onze professionals voor u klaar! Wij werken door volgens de richtlijnen van het RIVM. Meer weten? Bel voor meer informatie! 088 572 75 55

  • Omgaan met schattingen in de grootste balanspost

    In de laatste weken van 2020 hebben veel accountants in hun managementletters aandacht besteed aan de nieuwe controlerichtlijn ISA 540 over schattingen. Deze richtlijn stelt met ingang van 1 januari 2020 hogere eisen aan de interne beheersing in het maken en beoordelen van schattingen. Natuurlijk geldt dit voor de balanspost voorzieningen vanwege de onzekerheden over de omvang en afloop, maar de grootste balanspost van woningcorporaties, namelijk Vastgoedbeleggingen, is ook het resultaat van belangrijke schattingen. En hoe goed is de interne beheersing op dat proces?

    9 min lezen
    interne-controle
  • Call-to-action

    Bellen of mailen?
    U kunt ons natuurlijk telefonisch
    of via de mail bereiken

    of
  • Schattingen in het proces van de marktwaarde verhuurde staat (mvs)

    Veel woningcorporaties met meer dan 5.000 eenheden passen de Full Versie volgens het Waarderingshandboek toe. Dat houdt in, dat de jaarlijkse taxaties worden uitgevoerd door een taxatiebureau, dat beschikt over een inschrijving in het NRVT. Ook moet deze taxateur zich houden aan het jaarlijks aangepaste Waarderingshandboek met de daarin opgenomen parameters voor de onderhoudsbedragen, inflatiecijfers, disconteringspercentages afhankelijk van de soort en ouderdom  e.d. voor het betreffende kalenderjaar.

    Met toepassing van de vrijheidsgraden volgens het Waarderingshandboek komt het taxatiebureau tot de waardebepaling. En daarmee worden standaarden van het Waarderingshandboek overschreven die vervolgens in de waarderingssoftware van de woningcorporatie behoren te worden verwerkt. Dit lijkt een volkomen beheersbaar proces.

    Toch komt hier bij ons de vraag naar boven: ‘Waarom kan het dan toch behoorlijk misgaan in de praktijk?’

    Het begin van dit proces staat of valt met de kwaliteit van de objectgegevens van de woningcorporatie. Wanneer in de objectgegevens fouten staan bijvoorbeeld in de oppervlakte, de contracthuur, de WOZ-waardering, het stichtingskostenjaar of renovatiejaar, de energie-index of andere onderdelen van de woningwaardering die de maximaal redelijke huur bepalen, zal ook de taxateur niet tot de meest correcte waardebepaling komen. Kortom, het proces om de kwaliteit van de objectgegevens te bewaken, is heel belangrijk. En dat geldt niet alleen voor het opstellen van de jaarrekening, maar ook voor het vragen van de streefhuur na iedere mutatie.

    Als de objectgegevens niet tijdig zijn aangepast bijvoorbeeld na een woningrenovatie is het aantal woningwaarderingspunten in de administratie te laag en kan de streefhuur te laag zijn in de administratie. Hierdoor kan de woningcorporatie onbedoeld huurbaten mis lopen vanaf het moment dat deze woning door een volgende huurder zal worden bewoond. De woningcorporatie zal daarom het proces van het muteren van de objectgegevens strak moeten bewaken.

    Het overleg tussen de medewerkers die hierin een rol hebben (planmatig onderhoud, nieuwbouw, verkoop, woningmutaties met mogelijk aanpassingen, financiën voor de WOZ) moet georganiseerd zijn, evenals de verantwoordelijkheid voor het actueel houden van de objectgegevens en het toezicht daarop. Wanneer de objectgegevens in het najaar worden aangeleverd aan de taxateur, zal door medewerkers moeten zijn geanalyseerd, of de veranderingen in objectgegevens ten opzichte van een jaar eerder verklaarbaar en ook volledig en actueel (naar aanleiding van projecten e.d.) zijn.

    interne-control

     

    Enkele andere cruciale punten waarbij er in de praktijk nog wel eens het een en ander mis gaat is bij het aanleveren van de gegevens aan de taxateur en het begeleiden van de taxateur bij het opstellen van de uiteindelijke rapportages. Naast de hiervoor genoemde controles en analyses vooraf is het om te komen tot een goede waardering van cruciaal belang dat de taxateur inzicht heeft in wat er (op portefeuille-, stad-, buurt-, wijk- en complex-, maar zelfs tot op objectniveau) met het vastgoed zal gaan gebeuren. Het moet niet zo zijn dat de taxateur enkel en alleen de opdracht meekrijgt om te taxeren en zich kan verlaten op de uitkomsten van de softwarepakketten.

    Het is van wezenlijk belang dat hij/zij inzicht heeft in de strategische context en ook de lange termijn plannen van de corporatie (maar ook van andere partijen) kent ten aanzien van het specifieke vastgoed en de omgeving daarvan (langer dan de voorgeschreven periodes voor verantwoording en uit het handboek). Deze hebben namelijk wel degelijk invloed op de waarde van het vastgoed. Immers als nu al duidelijk is dat de groot onderhoud cyclus over 20 jaar niet gedaan zal worden en ook energetische investeringen geen zin hebben en de corporatie op die termijn het plan heeft om te slopen en flink in te breiden (waar de gemeente ook mee akkoord is) en de taxateur krijgt die informatie niet of onvoldoende scherp mee, mist hij wel degelijk cruciale waarderingsinfo.

    Helaas gebeurt dit in de praktijk toch maar al te vaak. Hetzelfde geldt voor controle en analyse achteraf! Vanwege (vermeende) tijdsdruk of andere oorzaken wordt er vaak onvoldoende aandacht besteed aan de inhoudelijke componenten van een taxatie (ach ja de waarde lijkt wel ‘ongeveer’ te kloppen). Een check op de goede verwerking van aangeleverde gegevens en de juiste verwerking daarvan blijft nodig (ook taxateurs hebben onder tijdsdruk wel eens last van een slip of the pen). Kortom gooi niet de gegevens zo maar over de schutting, maar zorg ook voor voldoende aansturing, begeleiding en controle in dit proces!

    Na het aanlever- en aansturingstraject is de externe taxateur degene die de waardetaxatie uitvoert. In de interne beheersing zijn vervolgens de besprekingen met de taxateur en de vastleggingen hiervan van grote waarde. Ook de medewerkers van de woningcorporatie hebben immers verwachtingen van de ontwikkelingen in de huur- en leegwaarde. Deze kunnen soms niet overeenkomen met de uitkomsten zoals de taxateur deze rapporteert. En dan is het zaak om bepaalde leegwaarden te onderzoeken op grond van referenties die de taxateur heeft gebruikt. Ook de accountant zal willen weten, welke onderdelen van de taxatie-uitkomsten zijn besproken en daarom is het van belang om hiervan een inzichtelijke vastlegging te maken.

    interne-control

     

    Als uw corporatie de basisversie toepast, is de kwaliteit van de objectgegevens van minimaal even groot belang en daarom zijn dezelfde beheersmaatregelen van toepassing. Deze objectgegevens worden door de software, die jaarlijks wordt geactualiseerd vanuit het Waarderingshandboek, rechtstreeks omgerekend tot de nieuwe marktwaarde verhuurde staat. Hier ontbreekt  het filterende werk van de ingeschakelde taxateur. Wanneer de woningcorporatie in de Fullversie bijvoorbeeld verkeerde oppervlaktegegevens of bouwjaren zou aanleveren, zou de taxateur dit kunnen opmerken en hierover contact opnemen. In de basisversie worden de opgeleverde objectgegevens  door de gecertificeerde -ook een beheersmaatregel- software rechtstreeks omgezet in de nieuwe cijfers van de marktwaarde verhuurde staat. Daarom is het begrijpelijk dat deze uitkomsten door uw corporatie nog geanalyseerd moeten worden. Dan maak je vergelijkingen tussen vorig jaar en dit jaar en onderzoek je de gemuteerde woningen. De accountant zal hiervan het verslag (of de position paper) willen beoordelen.

    Schattingen in het proces van de beleidswaarde

    De cijfers van de mvs vormen het beginpunt van de beleidswaarde. Hoewel de beleidswaarde zelf geen balanspost vormt, is deze van groot belang voor de kengetallen, zoals deze door de AW/WSW worden gehanteerd. De solvabiliteit en de Loan-to-Value (LTV) zijn beide gebaseerd op de beleidswaarde. Daarom is het goed om te onderzoeken hoe de interne beheersing is opgezet en heeft gewerkt in het proces van het opstellen van deze beleidswaarde.


    In de meeste gevallen is de grootste afslag de betaalbaarheid. In plaats van de markthuur vraagt de woningcorporatie de streefhuur (varieert meestal tussen de 60 en 90 % van de maximaal redelijke huur en houdt rekening met de aftoppingsgrenzen). Overigens zijn er ook in toenemende mate woningcorporaties die de streefhuur hebben losgekoppeld van de maximaal redelijke huur door meer te letten op de doelgroepen voor de betreffende woningen en de daarbij passende aftoppingsgrenzen. Daarom is de eerste vraag, of de streefhuren per 31 december van het boekjaar juist en volledig zijn vastgesteld en ook zo zijn verwerkt. Dit stelt eisen aan de verwerking van de besluiten van de directeur-bestuurder.

    Hoe weet de woningcorporatie dat dit in het verslagjaar steeds goed is gegaan? In de meeste gevallen zullen de streefhuren of de streefhuurpercentages op een vast moment in het jaar worden besproken in een MT, waarna deze door de bestuurder worden vastgesteld. Op deze aanpassingen van de streefhuren in de administratie zal een verwerkingsverslag moeten zijn getoetst, rekening houdend met functiescheidingen. Voor de zichtbaarheid is het van belang hiervan een vastlegging te maken en te bewaren. En ook wanneer tijdens het jaar door bijvoorbeeld renovaties aanpassingen aan de kwaliteit van de woningen zijn gedaan, zullen de streefhuren tijdig moet zijn verhoogd. Ook voor deze aanpassingen is het advies om het gecontroleerde verwerkingsverslag te bewaren.

    interne-control
    Een andere grote afslag kan het onderhoud (de kwaliteit) betekenen. In plaats van de normbedragen in het Waarderingshandboek houdt de woningcorporatie rekening met het eigen onderhoudsbeleid. En dat moet vanaf 2019 zijn gebaseerd op de Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) van minimaal 15 jaar. Daarom zal de aansluiting van het berekende bedrag voor de beleidswaarde moeten zijn afgestemd met de meest recente en vastgestelde MJOB. En is in deze MJOB ook op een juiste wijze rekening gehouden met het onderscheid tussen investeringen en onderhoud? Zo hoort het onderhoudsgedeelte van renovatie-investeringen ook opgenomen te zijn in de MJOB, als dit geen ingrijpende verbouwing is.
    Papier is geduldig. Tijdens het opstellen van de jaarcijfers kan blijken dat de werkelijke onderhoudscijfers van het verslagjaar sterk afwijken van het berekende gemiddelde van de eerstvolgende 15 jaren in de MJOB. Is dat verklaarbaar? En als er onverhoopt een fout is gemaakt in de MJOB, wat zou dan de onderhoudsnorm voor de beleidswaarde moeten zijn?

    Beheersmaatregelen weergeven in bedrijfsprocessen

    In de processen van mvs en beleidswaarde komen activiteiten en schattingen voor die om een goede interne beheersing vragen. Daarnaast worden externe partijen ingeschakeld die adequaat moeten worden aangestuurd, geïnstrueerd, begeleid en gecontroleerd. Daarvoor geldt hetzelfde. Het is daarom verstandig om deze beheersmaatregelen na bespreking weer te geven in overzichtelijke bedrijfsprocessen. Voor de gesprekken tussen de deelnemers aan deze processen werkt het goed om eerst met elkaar de belangrijkste risico’s te bespreken. In deze gesprekken komen ook de beheersmaatregelen (functiescheidingen, maken van analyses en aansluitingen, besprekingen e.d.) aan de orde en dan is het maken van een procesbeschrijving geen grote opgave meer. De woningcorporatie heeft dan een goed gevoel bij de interne beheersing en ook de toezichthouders zullen daar blij mee zijn.

    Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!