Automatiseren: doel of middel?
Als ik aan relaties vraag: waar lig je wakker van? Is het antwoord regelmatig: automatisering. Automatisering lijkt tegenwoordig hét sleutelwoord in organisaties. Staat het niet op de agenda van het managementteam dan loop je hopeloos achter. Maar het feit dat een proces (deels) automatisch kan worden ingericht wil niet zeggen dat dit ook direct voordelen oplevert en je meteen tot actie moet overgaan. Gechargeerd gezegd: als je twee facturen per dag maakt, kun je er wel allerlei software op loslaten, maar dat levert weinig voordeel op.
Kostenreductie
Veel organisaties hebben een deel van hun werkzaamheden al door software laten overnemen. Denk bijvoorbeeld aan het facturatieproces, voorraadbeheer of operationele processen. Dit heeft naast kostenreductie ook tot gevolg dat processen sneller verlopen en minder foutgevoelig zijn. Bovendien kunnen medewerkers hun kostbare tijd dan aan andere zaken besteden. Een hogere opbrengst tegen lagere kosten. Mooi toch?
Bezint eer ge begint
Heel mooi, hoor ik u denken. Maar ondanks de (financiële) voordelen moet automatiseren niet slechts als doel worden gezien. Komen er vanuit diverse kanten uit de organisatie signalen dat bepaalde informatie vaak niet klopt, dat er te weinig informatie is of dat het opleveren van data te lang duurt, zoek dan niet meteen de oplossing in automatiseren. Om automatisering van processen echt om te zetten in een voordeel, is dit het juiste moment om kritisch naar de organisatie te kijken. Nadenken ‘aan de voorkant’. De controller speelt hierin vaak een sleutelrol als manager van het automatiseringsproces.
Om tafel
Start met het formeren van een werkgroep waarin de verschillende stakeholders – management, IT, werkvloer – zijn vertegenwoordigd. Iedereen in de organisatie heeft namelijk zijn eigen belang, dat kan een financieel, operationeel, of procesmatig belang zijn. Denk samen na over: welke informatie vinden we belangrijk? Waar sturen we nu op? Is dit wel juist? Hoe snel hebben we bepaalde informatie echt nodig en wie zijn hierbij betrokken? Realiseer je dat niet elke taak geschikt is om te automatiseren.
Sturing
Afhankelijk van de grootte en type organisatie komen er oplossingen op tafel en worden er keuzes gemaakt voor software en de inrichting. Stel vervolgens een stappenplan op waarmee de organisatie aan de slag kan. Een interessante reis waar de controller in zijn rol als intermediair vorm en sturing aan moet geven, zodat automatisering een middel is – in plaats van een doel – dat vooral op de langere termijn (financieel) voordeel oplevert.
