Vertrouwen in gemeentelijke samenwerking

ARTIKEL | Binnenlands Bestuur

Voor een geslaagd gemeentelijk samenwerkingsverband is het belangrijk om aan de voorkant duidelijke afspraken te maken. Maar daarmee ben je er nog niet stelt interim finance manager Rob Kenens. ‘Je loopt in de uitvoering altijd tegen problemen aan en dan is vertrouwen cruciaal.’

4 min lezen
Vertrouwen in gemeentelijke samenwerking door Rob Kenens, finance manager

‘Natuurlijk moet je aan de voorkant duidelijk afspraken maken over doelstellingen en de rolverdelingen in een samenwerkingsverband’, begint Kenens. ‘Over rollen en verantwoordelijkheden mogen geen misverstanden bestaan. Al die afspraken moet je goed monitoren met een governancestructuur. Dat betekent ook dat je moet investeren in goed gekwalificeerd personeel. Soms zijn dat mensen van buiten. Zij zijn vaak beter in staat om boven de materie te hangen en zitten minder vast aan gevestigde belangen. Als cultuurverandering nodig is, kunnen externe krachten die bovendien makkelijker in gang zetten.’

Vertrouwen
Met goede randvoorwaarden alleen heb je nog geen geslaagd samenwerkingsverband. ‘Je kunt niet alles aan de voorkant dichttimmeren’, beaamt Kenens. ‘Gaandeweg kom je altijd (onverwachte) problemen tegen. En het blijft mensenwerk. Daarom is vertrouwen zo belangrijk. Je moet elkaar vertrouwen vanaf het begin en laten blijken dat je samenwerking echt ziet zitten, zowel ambtelijk als bestuurlijk.’ Gezamenlijk sta je voor het bereiken van hetzelfde maatschappelijk effect.

Transparantie
Maar, zoals het spreekwoord luidt: vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Dat betekent blijven investeren in dit vertrouwen. ‘Blijf elkaar opzoeken, en blijf informatie en kennis delen. Dat vereist bijvoorbeeld een goed ingerichte planning & control-cyclus, waarvoor je accurate gegevens moet kunnen produceren.’ Een andere succesvoorwaarde is transparantie over belangen. Zeker bij conflicterende belangen. ‘Je moet voorkomen dat je elkaar voor verrassingen stelt. Dat is funest voor het vertrouwen. Dat geldt binnen het samenwerkingsverband, maar ook naar het management, bestuur en de politiek. Die moet je blijven meenemen in het gesprek en daarin de belangen met elkaar bespreken. Bij het sturen en verantwoorden over de samenwerking is het beter je te baseren op de situatie zoals die feitelijk is en niet op gissingen en aannames.’

Geduld en ruimte
Kenens geeft ook nog een winstwaarschuwing af. ‘Geen enkele samenwerking verloopt vanaf het begin vlekkeloos. Vaak is 3 tot 5 jaar nodig om het soepel te laten verlopen. Geef de samenwerking die tijd’, betoogt Kenens. ‘En begroot niet te krap, maar calculeer iets ruimer om onverwachte tegenvallers op te kunnen vangen. Er gebeurt altijd iets wat je niet van te voren weet. En vaak kost dat inderdaad extra tijd en geld. In plaats van te discussiëren over de extra kosten en wie ervoor moet opdraaien, is het beter om aan de voorkant alvast financiële ruimte in te bouwen.’

Doelstellingen
De politiek is helaas niet altijd geduldig. Hoe reageer je als de politieke wens ontstaat om met samenwerking te stoppen? ‘Samenwerking is een middel om een maatschappelijk effect te bereiken en mocht dat middel niet werken dan moet je (gezamenlijk) tot een andere oplossing komen. Maar als je als gemeente overweegt om samenwerking stop te zetten, moet je wel beseffen dat daar ook exit-kosten aan vast zitten. Het samenwerkingsverband is meestal opgericht om wettelijke taken uit te voeren, die moet je nog steeds uitvoeren. Als je daarvoor een nieuwe interne organisatie moet optuigen, kost dat vaak nog veel meer.’

Meer weten?
Hofmeier is business partner voor uw financiële en organisatievraagstukken die gericht zijn op continuïteit, kwaliteit, transitie en capaciteit. We hebben ruime ervaring in het ontzorgen van bestuurders, CFO’s, management en (business) controllers bij complexe bedrijfsprocessen. Wilt u weten hoe u grip krijgt op gemeentelijke samenwerking en hoe wij daarbij kunnen helpen? Diverse adviseurs uit de gemeentepraktijk staan voor u klaar. Zij spreken dezelfde taal, zijn in staat snel te doorgronden wat er bij u leeft en hoe we dat samen met succes kunnen aanpakken. 

Wilt u meer weten over waarderend onderzoeken en hoe wij daarbij kunnen helpen?
Neem dan contact op met drs. Eric Roels via e.roels@hofmeier.nl of 088 572 75 55 


Ook interessant