Verdieping – E-facturatie: bent u op tijd gereed?

De overheid digitaliseert met de Digitale Agenda 2020 in de hand. Zo zijn alle (semi-) overheidsorganisaties vanaf 18 april 2019 verplicht om een digitale facturenstroom - e-facturen -  te kunnen verwerken. Bent u op tijd gereed?

4 min lezen

Wie moet e-facturatie invoeren?
De verplichting vloeit voort uit de Europese Richtlijn 2014-55. Deze richtlijn geldt voor alle aanbestedende diensten van overheden.

Volgens de Aanbestedingswet (Art. 1.1) moeten we daaronder verstaan: de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen. Overigens eist de Rijksoverheid bij nieuwe contracten al sinds 1 januari 2017 e-facturen van haar leveranciers.

Wat is e-facturatie?
E-facturatie is de vervolgstap op het ontvangen, verzenden en verwerken van gescande facturen of facturen per PDF.

Een e-factuur is een digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd of verzonden. Dit elektronische bestand is ingericht en ingevuld op basis van gedeelde afspraken. Daardoor kan een e-factuur vanuit de leverancier, automatisch (en dus zonder handmatige en foutgevoelige stappen) worden herkend en verwerkt door uw boekhouding.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
U gaat voldoen aan regel- en wetgeving. E-facturatie zorgt ook voor gemak, snelheid, minder fouten en minder kosten in uw bedrijfsvoering. Het vraagt minder arbeid en je hebt geen print- en portokosten meer. Met een lager papierverbruik is e-facturatie ook milieuvriendelijk.

De implementatie van e-facturatie gaat echter niet vanzelf en is van invloed op actuele afspraken en procedures. Ook als u een “kant en klaar” pakket of module bij uw boekhouding koopt, moet u nadenken over het gehele proces om het pakket goed in te richten.

Wat is de impact van e-facturatie?
De impact is afhankelijk van de mate waarin uw inkoop- en verkoopprocessen reeds zijn gedigitaliseerd. Verder is de impact van de implementatie afhankelijk van de scope die u kiest. Het is echter een mooi moment om het gehele inkoopproces (en eventuele verkoopproces) te optimaliseren.

E-facturatie is van invloed op uw facturatieproces door het digitaliseren van handelingen als ontvangst, data entry, goedkeuring en archivering. Wij adviseren breder te kijken en het gehele in- en verkoopproces te betrekken. U benut nog meer voordelen van e-facturatie als u ook delen van uw in- en verkoopproces digitaliseert. Bijvoorbeeld door verdere digitalisering van een verplichtingen administratie te koppelen aan de e-inkooporderberichten die worden verstuurd naar de leverancier, koppeling van prestatie, budget en betalingen worden dan mogelijk aan de inkooporder. Door deze digitalisering kan dan de e-factuur zonder handmatige acties gekoppeld worden aan de inkooporder en worden betaald.

Wie zijn er bij betrokken?
E-facturatie stelt eisen aan uw ICT-infrastructuur waarbij ook dataveiligheid een rol speelt. E-facturatie is dus niet alleen van invloed op het proces maar ook op de techniek. Daarom bevelen wij aan om uw applicatiebeheerder, financiële administratie, afdeling inkoop en de informatiemanager te betrekken bij de implementatie.

En wat dat dacht u van uw leveranciers en klanten? In het belang van een juiste digitale berichtenverkeer dienen ook met hen tijdig afspraken te worden gemaakt. Afhankelijk van het aantal leveranciers en klanten kan dit ‘onboarden’ een tijdrovende fase zijn.

Wie gaat het regelen?
De kans op een succesvolle implementatie is groter als de verschillende aspecten (organisatie, techniek en proces) op elkaar worden afgestemd. Eveneens wordt de kans op slagen vergroot door het in- en verkoopproces integraal aan te pakken, functies tegen het licht te houden en de informatiestroom duidelijk in kaart te hebben van het proces.

Vorm een multi-disciplinaire werkgroep onder leiding van een coördinator. Deze coördinator verzorgt de onderlinge afstemming, de informatievoorziening naar de interne organisatie en een eenduidig aanspreekpunt voor leveranciers.

Wij helpen u
Informatie, kennis én ervaring over de achtergrond en implementatie van e-facturatie willen we graag met u delen. Het invoeren van e-facturatie is een ‘verbouwing terwijl de winkel open blijft’ en heeft met name op de bedrijfsvoering impact. Dit vraagt in veel gevallen tijdelijk extra capaciteit, expertise van uw organisatie en het onderwerp. Reeds opgedane ervaring met dit onderwerp kan welkom zijn. Het gaat om een onderwerp dat dwars door de organisatie heen gaat en zijn impact op meerdere plekken in uw organisatie kent.

We gaan graag met u in gesprek om onze praktijk ervaring over e-facturering te delen.


Ook interessant