Verdieping – E-facturatie: bent u op tijd gereed?

De overheid digitaliseert met de Digitale Agenda 2020 in de hand. Zo zijn alle (semi-) overheidsorganisaties vanaf 18 april 2019 verplicht om een digitale facturenstroom – e-facturen –  te kunnen verwerken. Bent u op tijd gereed?

Wie moet e-facturatie invoeren?
De verplichting vloeit voort uit de Europese Richtlijn 2014-55. Deze richtlijn geldt voor alle aanbestedende diensten van overheden.

Volgens de Aanbestedingswet (Art. 1.1) moeten we daaronder verstaan: de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen. Overigens eist de Rijksoverheid bij nieuwe contracten al sinds 1 januari 2017 e-facturen van haar leveranciers.

Wat is e-facturatie?
E-facturatie is de vervolgstap op het ontvangen, verzenden en verwerken van gescande facturen of facturen per PDF.

Een e-factuur is een digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd of verzonden. Dit elektronische bestand is ingericht en ingevuld op basis van gedeelde afspraken. Daardoor kan een e-factuur vanuit de leverancier, automatisch (en dus zonder handmatige en foutgevoelige stappen) worden herkend en verwerkt door uw boekhouding.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
U gaat voldoen aan regel- en wetgeving. E-facturatie zorgt ook voor gemak, snelheid, minder fouten en minder kosten in uw bedrijfsvoering. Het vraagt minder arbeid en je hebt geen print- en portokosten meer. Met een lager papierverbruik is e-facturatie ook milieuvriendelijk.

De implementatie van e-facturatie gaat echter niet vanzelf en is van invloed op actuele afspraken en procedures. Ook als u een “kant en klaar” pakket of module bij uw boekhouding koopt, moet u nadenken over het gehele proces om het pakket goed in te richten.

Wat is de impact van e-facturatie?
De impact is afhankelijk van de mate waarin uw inkoop- en verkoopprocessen reeds zijn gedigitaliseerd. Verder is de impact van de implementatie afhankelijk van de scope die u kiest. Het is echter een mooi moment om het gehele inkoopproces (en eventuele verkoopproces) te optimaliseren.

E-facturatie is van invloed op uw facturatieproces door het digitaliseren van handelingen als ontvangst, data entry, goedkeuring en archivering. Wij adviseren breder te kijken en het gehele in- en verkoopproces te betrekken. U benut nog meer voordelen van e-facturatie als u ook delen van uw in- en verkoopproces digitaliseert. Bijvoorbeeld door verdere digitalisering van een verplichtingen administratie te koppelen aan de e-inkooporderberichten die worden verstuurd naar de leverancier, koppeling van prestatie, budget en betalingen worden dan mogelijk aan de inkooporder. Door deze digitalisering kan dan de e-factuur zonder handmatige acties gekoppeld worden aan de inkooporder en worden betaald.

Wie zijn er bij betrokken?
E-facturatie stelt eisen aan uw ICT-infrastructuur waarbij ook dataveiligheid een rol speelt. E-facturatie is dus niet alleen van invloed op het proces maar ook op de techniek. Daarom bevelen wij aan om uw applicatiebeheerder, financiële administratie, afdeling inkoop en de informatiemanager te betrekken bij de implementatie.

En wat dat dacht u van uw leveranciers en klanten? In het belang van een juiste digitale berichtenverkeer dienen ook met hen tijdig afspraken te worden gemaakt. Afhankelijk van het aantal leveranciers en klanten kan dit ‘onboarden’ een tijdrovende fase zijn.

Wie gaat het regelen?
De kans op een succesvolle implementatie is groter als de verschillende aspecten (organisatie, techniek en proces) op elkaar worden afgestemd. Eveneens wordt de kans op slagen vergroot door het in- en verkoopproces integraal aan te pakken, functies tegen het licht te houden en de informatiestroom duidelijk in kaart te hebben van het proces.

Vorm een multi-disciplinaire werkgroep onder leiding van een coördinator. Deze coördinator verzorgt de onderlinge afstemming, de informatievoorziening naar de interne organisatie en een eenduidig aanspreekpunt voor leveranciers.

Wij helpen u
Informatie, kennis én ervaring over de achtergrond en implementatie van e-facturatie willen we graag met u delen. Het invoeren van e-facturatie is een ‘verbouwing terwijl de winkel open blijft’ en heeft met name op de bedrijfsvoering impact. Dit vraagt in veel gevallen tijdelijk extra capaciteit, expertise van uw organisatie en het onderwerp. Reeds opgedane ervaring met dit onderwerp kan welkom zijn. Het gaat om een onderwerp dat dwars door de organisatie heen gaat en zijn impact op meerdere plekken in uw organisatie kent.

We gaan graag met u in gesprek om onze praktijk ervaring over e-facturering te delen.



Ook interessant

Van onzekerheid naar vertrouwen

Omgaan met dynamische veranderingen binnen gemeenten Van verticaal naar horizontaal, van centraal naar decentraal en van ove...

Lees verder

Succesvol e-factureren: de controller als verbinder

E-facturering | Column CM | Ingrid Pappot Stapels papieren facturen, contacten met leveranciers voor een toelichting, te lat...

Lees verder

Vertrouwen in gemeentelijke samenwerking

ARTIKEL | Binnenlands Bestuur Voor een geslaagd gemeentelijk samenwerkingsverband is het belangrijk om aan de voorkant duide...

Lees verder

Werken vanuit talent en bezieling

ARTIKEL | Eric Roels | Binnenlands Bestuur Uit onderzoek blijkt dat negen op de tien mensen niet iedere dag hun talenten inz...

Lees verder

Wat bepaalt het succes van een succesvolle strategie implementatie?

Wat bepaalt het succes van een succesvolle strategie implementatie? Welke relatie hebben proces, inhoud en context hierbij? M...

Lees verder

Binnenlands Bestuur - Grip op gemeentelijke samenwerking

Gemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn er om de efficiency te vergroten en een betere dienstverlening aan de inwoners te b...

Lees verder

Grip op gemeentelijke samenwerking

Raadsleden worstelen met de problematiek van samenwerking omdat die wordt gezien als een bedreiging voor de lokale democratie...

Lees verder

Verdieping - Grip op gemeentelijke samenwerking

1. De centrale vraagstelling Centraal staat de vraag: Hoe zorgen we bij het aangaan en/of het continueren van gemeentelijk...

Lees verder

Gemeenteraadscoalities: van plan naar financieel onder controle

De column van Eric in CM De gemeenteraadsverkiezingen zijn achter de rug. De politieke partijen die de komende vier jaar met...

Lees verder

De maartcirculaire 2018

De maartcirculaire 2018 is dinsdag jl. beschikbaar gesteld. Deze additieve circulaire staat geheel in het teken van de financ...

Lees verder

Eric Roels versterkt sector Public

Nieuwe Hofmeier Sinds januari 2018 is Eric Roels bij in dienst bij Hofmeier. Eric heeft jarenlange ervaring binnen de gemeen...

Lees verder

E-facturatie: bent u op tijd gereed?

De overheid digitaliseert met de Digitale Agenda 2020 in de hand. Vanaf 18 april 2019 zijn alle (semi) overheidsorganisaties ...

Lees verder

Verdieping - E-facturatie: bent u op tijd gereed?

De overheid digitaliseert met de Digitale Agenda 2020 in de hand. Zo zijn alle (semi-) overheidsorganisaties vanaf 18 april 2...

Lees verder

Onze belofte: Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle

2018 belooft een vernieuwend jaar te worden voor uw gemeente met de daarbij behorende uitdagingen. Aan de vooravond van de ve...

Lees verder

Verdieping - Onze belofte: Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle!

Aan de vooravond van de verkiezingen weet u dat de ambities van de nieuwe coalitie van invloed zijn op uw programmaplan en -...

Lees verder

Young Professionals en de lokale overheid: boeien en binden

Naar verwachting zullen dit jaar ruim één op de zes gemeenteambtenaren met pensioen gaan. De uitstroom van ambtenaren zal d...

Lees verder

De omslag van financiële naar business controller

De context Wil je als financieel professional en controller kunnen overleven dan is het kennen en begrijpen van de context ...

Lees verder

Grip op het sociale domein

De beweging in het sociaal domein met als resultaat een betere zorg en lagere administratieve lasten De beweging Het gaat ...

Lees verder