Verdieping – Onze belofte: Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle!

  • Call-to-action

    Bellen of mailen?
    U kunt ons natuurlijk telefonisch
    of via de mail bereiken

    of
  • Aan de vooravond van de verkiezingen weet u dat de ambities van de nieuwe coalitie van invloed zijn op uw programmaplan en -begroting. Een belangrijke taak maar een extra belasting voor uw ambtelijke organisatie. 2018 belooft een vernieuwend jaar te worden voor uw gemeente met de daarbij behorende uitdagingen. 

    Relatie coalitie-programma en heroriëntatie middelen
    De verkiezingen staan voor de deur en daarna gaan de politieke partijen aan de slag om een coalitie te vormen. In dat proces willen de partijen zoveel mogelijk van hun wensen vertaald zien in het coalitie-programma. De uitdaging is om deze (maatschappelijke) vertaling zo concreet mogelijk te maken zodat een koers wordt uitgezet voor de komende vier jaar. Daar hoort ook een financiële vertaling bij zodat keuzes kunnen worden gemaakt en aangeven wordt wat er in de verschillende jaren wordt opgepakt. De kracht is om een juiste verbinding te maken tussen de wensen, de financiële gevolgen en de beschikbare middelen door dekkingsscenario’s te presenteren. Dat is een samenspel tussen de politiek en de ambtelijke organisatie. In dat krachtenspel is het belangrijk dat de regiefunctie goed is ingevuld door de politiek te voeden met belangrijke ontwikkelingen en besluiten op basis waarvan richting kan worden gegeven aan het beleid voor de komende jaren. Het coalitie-programma krijgt zijn beslag in het programmaplan, dat al vóór de zomervakantie door de gemeenteraad wordt vastgesteld.

    Het Programmaplan
    a. De strategische – en financiële tijdlijn
    De agenda 2018 bestaat voor de meeste gemeenten uit een strategische en een financiële tijdlijn. Deze beide lijnen komen in hoofdlijnen bij elkaar in het programmaplan en met een verdere uitwerking in de programmabegroting 2019. Het jaar 2018 belooft door de verkiezingen een hectisch jaar te worden voor verreweg de meeste gemeenten.

    Strategische tijdlijn

    1. De gemeenteraadsverkiezingen zijn op 21 maart 2018.
    2. Direct na de verkiezingen starten de coalitiebesprekingen om:
      a. Op basis van de verkiezingsprogramma’s een collegeprogramma voor de komende raadsperiode (2018-2022) te maken.
      b. Een nieuw college van burgemeester en wethouders samen te stellen.
    3. Het coalitieprogramma is de basis voor het programmaplan (art 8 BBV). In het programmaplan staan vooral de nieuwe ambities van de coalitie of het college. Het programmaplan geeft een eerste indicatie van de financiële effecten van de nieuwe ambities en de mogelijke dekking daarvan. De gemeenteraad besluit in juli 2018 over het programmaplan. In het programmaplan worden voorlopige/verkennende dekkingscenario’s gepresenteerd. Het programmaplan wordt vervolgens jaarlijks geactualiseerd.
    4. Gelijk met het programmaplan start het opstellen van de programmabegroting 2019 en de meerjarenramingen 2020-2022. De begroting bestaat uit 2 delen: een begrotingsdeel voor de nieuwe ambities uit het programmaplan, de eventuele bezuinigingen en de doorrekening van de bestaande activiteiten (going concern). De gemeenteraad besluit begin november 2018 over de programmabegroting 2019.


    Financiële tijdlijn

    1. De (financiële) verantwoording over 2017 wordt opgesteld. De gemeenteraad besluit begin juli 2018 over het jaarverslag en de jaarrekening 2017.
    2. Om de ambities van het nieuwe college (en de nieuwe raad) te kunnen realiseren zal er extra geld nodig zijn. Een herijking van de financiële staat van de gemeente is essentieel om te zorgen dat het benodigde geld op tafel komt om zowel de bestaande activiteiten als nieuwe ambities te kunnen realiseren in de komende raads- en collegeperiode. Het is belangrijk om dat direct aan het begin van deze nieuwe periode te doen. De financiële doorlichting kost veel tijd, is onze ervaring. Maar het resultaat is dat het geld oplevert. Een goede herijking geeft ook bestuurlijke en ambtelijke rust in de komende jaren. Het financiële fundament is immers gelegd. In het voorjaar kan een verkenning van de dekkingsmogelijkheden worden uitgevoerd en deze kan worden gepresenteerd bij het programmaplan in juli.
    3. Nadat de raad in juli het programmaplan heeft vastgesteld, is geïnformeerd over de dekkingsmogelijkheden en daarop een eerste reactie heeft gegeven, worden de (gewenste) dekkingsmogelijkheden verder uitgewerkt tot concrete voorstellen bij de programmabegroting. Dat is nog niet een totaalbeeld van de dekkingsmogelijkheden omdat sommige onderzoeken zoals bv. een screening van de personeelskosten, vacatures en inhuur derden meer tijd vergen.
    4. De resultaten van de financiële tijdlijn geven goede bouwstenen voor de programmabegroting 2019 en de meerjarenramingen 2020-2022 en worden in de besluitvorming bij de programmabegroting verwerkt. In de programmabegroting komt dus alle relevante beleids-, beheers- en financiële informatie samen. Dat vormt de basis voor de Planning & Control cyclus de komende jaren. De uitvoering wordt gemonitord door middel van management- en bestuursrapportages.


    b. Waarom focus op het programmaplan?
    Het maken van het programmaplan is belangrijk maar een grote (extra) klus voor de ambtelijke organisatie en is daarmee een extra belasting van de ambtelijke organisatie. Het coalitieakkoord is de basis voor het programmaplan. Lastig is om de bekende “W-vragen” concreet uit te werken:

    1. Wat willen we bereiken?
    2. Wat gaan we daarvoor doen?
    3. Wat mag het kosten?
    4. Wat levert het op?
    5. Wie (intern/extern) gaan we bij het maken van het programmaplan betrekken?
    6. Op welke wijze gaan we dat organiseren?
      Hofmeier maakt van deze last een lust. Iedereen is blij met het resultaat.
      Een goede start maakt u met ons programmaplan- spoorboekje.

    De 5e en 6e W-vragen zijn de meest lastige vragen. Hofmeier PRO ( Programmaplan Regie en Ondersteuning) zorgt voor een gedegen programmaplan.

    c. Waarom focus op de herijking van de financiële middelen?
    Een totale financiële doorlichting is omvangrijk, kost extra werk en is best een hele klus voor de ambtelijke organisatie. Het is te belangrijk om het er maar “even bij te doen”. Het legt immers wel het financiële fundament voor de komende jaren.

    Een totale financiële doorlichting betekent dat de hele bedrijfsvoering en financiën op onderwerpen worden bekeken en gewogen. Op welke wijze kunnen die onderwerpen een financiële bijdrage leveren om te zorgen dat nieuwe bestuurlijke ambities structureel betaald kunnen worden? Aan de hand van een keuzemenu, waarin u de prioriteiten aangeeft, bereiken we de volgende resultaten:

    Resultaat 1: Een rapportage waarin een eerste verkenning is uitgevoerd naar dekkingsmogelijkheden op basis van het keuzemenu “snel resultaat” (zie hieronder). Deze rapportage wordt ter informatie gevoegd bij het programmaplan in juli.
    Resultaat 2: Nadat de raad in juli voorkeuren heeft uitgesproken over de dekkingsmogelijkheden, worden de gewenste mogelijkheden verder uitgewerkt tot een rapportage waarover college en raad bij de begrotingsbehandeling besluiten kunnen nemen waardoor nieuw geld beschikbaar komt.

    We hebben ervaring met een dergelijke financiële herijking. Hofmeier FARO (Financiële Ambities Regie en Ondersteuning) heeft een keuzemenu samengesteld van onderwerpen die bekeken kunnen worden. Daarbij is het aan u om aan te geven wat u van dit keuzemenu vindt en of een andere prioritering moet plaatsvinden.

    Keuzemenu Snel Resultaat
    De 7 onderwerpen die naar verwachting snel geld kunnen opleveren zijn:

    • Beleids- en beheerplannen onderhoud kapitaalgoederen
    • Grote projecten/grondexploitaties
    • Inkopen
    • Investeringen
    • Reserves en voorzieningen
    • Stille reserves
    • Vastgoed

    Keuzemenu Termijn Resultaat
    De 9 onderwerpen die op wat langere termijn geld kunnen opleveren zijn:

    • Digitale agenda (2020)
    • E-facturering & budgetverantwoordelijkheden
    • Informatievoorziening (Management-informatie, Planning & Control cyclus)
    • Kostendekkende heffingen
    • Onvoorzien
    • Personeelskosten (Resourceplanning; 25% tot 40% van de begroting!)
    • Resultaten jaarrekeningen
    • Verbonden partijen
    • Werkwijzen (Vereenvoudiging, Verandering, Verbetering)

    Gaat u fris het voorjaar in met onze herijking?

    De aanpak
    We willen graag in samenwerking met uw organisatie een aantal stappen zetten om inzicht te krijgen in de maatschappelijke effecten en de financiële mogelijkheden van de verschillende programma’s:

    • Allereerst bepaald de gemeente op basis van de programma’s wat de maatschappelijke effecten zijn die men wil bereiken. Deze moeten zo concreet mogelijk zijn.
    • Vervolgens geeft de gemeente vanuit het keuzemenu aan welke onderwerpen zij onderzocht wilt hebben.
    • Dan volgt de inventarisatiefase waarbij de data en documenten worden verzameld om op grond daarvan een goed inzicht te krijgen in de huidige situatie.
    • Deze huidige situatie wordt geaccordeerd door de gemeente.
    • In de analysefase worden de data en documenten beoordeeld en bekeken wat voor financiële ruimte kan worden gecreëerd. Deze worden op basis van de geselecteerde onderwerpen gerubriceerd.
    • Tegelijkertijd wordt ook aan de gemeente gevraagd om op basis van de geselecteerde onderwerpen de financiële ruimte aan te geven.
    • Alle financiële mogelijkheden worden vervolgens met elkaar besproken en daar volgt een eindadvies uit, waaruit blijkt welke middelen kunnen worden vrijgemaakt. Dat kunnen zowel incidentele- als structurele middelen zijn.

    Het is een samenspel met een maximale betrokkenheid van de ambtelijke organisatie.

    Wat kan Hofmeier voor u betekenen?
    Hofmeier kan u helpen door:

    • Snel in te schatten wat uw behoeften zijn en aan te geven hoe daar het beste op kan worden ingespeeld.
    • Het inbrengen van kennis en ervaring met aanpak, proces en inhoud van het programmaplan en vrijmaken van financiële middelen.
    • In een kort tijdsbestek resultaten boeken voor management en bestuur.
    • Ervoor te zorgen dat de plannen in de organisatie wordt geïmplementeerd en geborgd.

    Wij begrijpen uw uitdaging. Graag zetten wij onze ervaring in om uw gemeente verder te helpen. Met Hofmeier PRO ( Programmaplan Regie en Ondersteuning) en Hofmeier FARO (Financiële Ambities Regie en Ondersteuning) helpt Hofmeier uw gemeente echt verder met een goed toekomst bestendig fundament. Van programmaplan tot -begroting. 

    We wisselen graag van gedachten met u. Aarzel niet om contact op te nemen. 

    Bekijk ook “Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle” in het kort of downloaden onze programmaplan flyer


    Eric RoelsSectormanager en adviseur Overheden 06 19 04 50 49

    Ook interessant

    Van onzekerheid naar vertrouwen

    Omgaan met dynamische veranderingen binnen gemeenten Van verticaal naar horizontaal, van centraal naar decentraal en van ove...

    Lees verder

    Succesvol e-factureren: de controller als verbinder

    E-facturering | Column CM | Ingrid Pappot Stapels papieren facturen, contacten met leveranciers voor een toelichting, te lat...

    Lees verder

    Vertrouwen in gemeentelijke samenwerking

    ARTIKEL | Binnenlands Bestuur Voor een geslaagd gemeentelijk samenwerkingsverband is het belangrijk om aan de voorkant duide...

    Lees verder

    Werken vanuit talent en bezieling

    ARTIKEL | Eric Roels | Binnenlands Bestuur Uit onderzoek blijkt dat negen op de tien mensen niet iedere dag hun talenten inz...

    Lees verder

    Wat bepaalt het succes van een succesvolle strategie implementatie?

    Wat bepaalt het succes van een succesvolle strategie implementatie? Welke relatie hebben proces, inhoud en context hierbij? M...

    Lees verder

    Binnenlands Bestuur - Grip op gemeentelijke samenwerking

    Gemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn er om de efficiency te vergroten en een betere dienstverlening aan de inwoners te b...

    Lees verder

    Grip op gemeentelijke samenwerking

    Raadsleden worstelen met de problematiek van samenwerking omdat die wordt gezien als een bedreiging voor de lokale democratie...

    Lees verder

    Verdieping - Grip op gemeentelijke samenwerking

    1. De centrale vraagstelling Centraal staat de vraag: Hoe zorgen we bij het aangaan en/of het continueren van gemeentelijk...

    Lees verder

    Gemeenteraadscoalities: van plan naar financieel onder controle

    De column van Eric in CM De gemeenteraadsverkiezingen zijn achter de rug. De politieke partijen die de komende vier jaar met...

    Lees verder

    De maartcirculaire 2018

    De maartcirculaire 2018 is dinsdag jl. beschikbaar gesteld. Deze additieve circulaire staat geheel in het teken van de financ...

    Lees verder

    Eric Roels versterkt sector Public

    Nieuwe Hofmeier Sinds januari 2018 is Eric Roels bij in dienst bij Hofmeier. Eric heeft jarenlange ervaring binnen de gemeen...

    Lees verder

    E-facturatie: bent u op tijd gereed?

    De overheid digitaliseert met de Digitale Agenda 2020 in de hand. Vanaf 18 april 2019 zijn alle (semi) overheidsorganisaties ...

    Lees verder

    Verdieping - E-facturatie: bent u op tijd gereed?

    De overheid digitaliseert met de Digitale Agenda 2020 in de hand. Zo zijn alle (semi-) overheidsorganisaties vanaf 18 april 2...

    Lees verder

    Onze belofte: Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle

    2018 belooft een vernieuwend jaar te worden voor uw gemeente met de daarbij behorende uitdagingen. Aan de vooravond van de ve...

    Lees verder

    Verdieping - Onze belofte: Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle!

    Aan de vooravond van de verkiezingen weet u dat de ambities van de nieuwe coalitie van invloed zijn op uw programmaplan en -...

    Lees verder

    Young Professionals en de lokale overheid: boeien en binden

    Naar verwachting zullen dit jaar ruim één op de zes gemeenteambtenaren met pensioen gaan. De uitstroom van ambtenaren zal d...

    Lees verder

    De omslag van financiële naar business controller

    De context Wil je als financieel professional en controller kunnen overleven dan is het kennen en begrijpen van de context ...

    Lees verder

    Grip op het sociale domein

    De beweging in het sociaal domein met als resultaat een betere zorg en lagere administratieve lasten De beweging Het gaat ...

    Lees verder