Ajax mag duurste aankoop ooit, Sébastien Haller, niet opstellen in Europa League door een administratieve fout. Wie denkt dat procedure missers alleen bij woningcorporaties voorkomen, weet inmiddels wel beter. Het komt zelfs bij een topclub als Ajax voor. Was de procedure “nieuwe spelers”, maar gevolgd dan was dit vast niet gebeurd.
Aedes heeft er in juni van het afgelopen jaar al aandacht aan besteed: “Processen blijken vaak niet [goed] beschreven bij corporaties.” “Een goed beschreven proces bespaart tijd en geld.” Volgens hetzelfde artikel worden vaak “een gebrek aan tijd” of “het feit dat het werk al jaren op dezelfde manier gaat” als reden hiervoor aangevoerd.
Het zijn stevige uitspraken die Aedes hiermee heeft gedaan over de manier waarop Woningcorporaties met hun procesbeheer omgaan. Maar waarin zit nu überhaupt het belang om uw processen in kaart te hebben? Doet u dit enkel voor het ‘vink-lijstje’ voor de accountant, of kunt u hier zelf ook voordeel uit halen
Welke voordelen hebben goede procesbeschrijvingen nu voor uw eigen organisatie?
Allereerst biedt het beschrijven van de processen de mogelijkheid om structuur en duidelijkheid te bieden aan medewerkers: “Wat” moet er worden gedaan, “wie” zijn hierbij betrokken, en “hoe” doen we de dingen binnen de organisatie. Door de processen duidelijk te beschrijven, creëert dit voor de medewerkers de kaders waarbinnen ze geacht worden hun werk uit te voeren.
In het verlengde van het hiervoor genoemde belang, helpen goed omschreven processen ook nieuwe medewerkers hun weg te vinden in de manier waarop binnen de organisatie gewerkt wordt, en wie ze hierbij nodig hebben.
Wanneer de processen dan beschreven zijn, biedt dit de mogelijkheid om knelpunten en verbeter mogelijkheden in de processen te identificeren en analyseren. Vervolgens kunt u uw werkwijze binnen het proces zodanig aanpassen dat uw gestelde doelen op een efficiënte wijze gehaald worden en knelpunten worden weggenomen.
Uw procesbeschrijvingen vormen bovendien een goede basis voor de beheersing van uw risico’s. Wanneer u de procesbeschrijvingen heeft opgesteld, kunt u deze gebruiken om de risico’s binnen uw processen te identificeren en hier beheersmaatregelen voor te treffen.
Belangrijk voor het opstellen van goede procesbeschrijvingen, is dat het doel van de procesbeschrijving duidelijk is. Betrek hierbij de belangrijkste functionarissen binnen het proces om gezamenlijk tot een algemeen gedragen beschrijving van het proces te komen. De basis van uw procesbeschrijving kunt u uitvoeren door de processtappen te benoemen en op te nemen in een stroomschema, waarna u bij de verschillende stappen een beschrijving van de stap opneemt en de voor uw organisatie belangrijke prestatie-indicatoren en beheersmaatregelen kunt vastleggen.
Wanneer u het proces heeft beschreven, is het belangrijk dat dit op een toegankelijke manier gedeeld wordt met de betrokken medewerkers. Bovendien is het essentieel dat processen up-to-date blijven, oftewel dat wijzigingen in het proces zo snel mogelijk verwerkt worden in de procesbeschrijving. Stel een proceseigenaar aan die verantwoordelijk is voor het beheer van het proces.
Het zou te kort door de bocht zijn om te denken dat eenmaal beschreven processen vervolgens als een statisch raamwerk voor de uit te voeren activiteiten kunnen worden gebruikt. Elke organisatie is aan verandering onderhevig, en daaruit ontstaat ook het belang om de processen als een dynamisch geheel te zien, waarbij de PDCA-cyclus toegepast kan worden in het kader van continue verbetering. Om deze reden adviseren wij om processen jaarlijks te evalueren, te bezien in hoeverre de beschrijvingen voldoen aan de werkelijke situatie en werkwijzen, en daar waar nodig de processen bij te stellen.
Veel van onze finance professionals hebben ervaring met het beschrijven van processen, waarbij gebruik gemaakt wordt van de in de markt beschikbare oplossingen. Recent nog heeft een groep van onze professionals hun kennis bijgespijkerd over het beschrijven van processen volgens de Sensus Methode.
Mocht u naar aanleiding van dit artikel met ons in gesprek willen gaan over de staat van uw procesbeschrijvingen of de manier waarop procesbeschrijvingen binnen uw organisatie hun toegevoegde waarde kunnen bewijzen, nodigen wij u hiertoe van harte uit!