Succesvol e-factureren: de controller als verbinder

Ingrid Pappot

E-facturering | Column CM | Ingrid Papot

Stapels papieren facturen, contacten met leveranciers voor een toelichting, te late betalingen. Wie denkt dat dit een voorbeeld uit de ‘oude doos’ is, heeft het mis. Het komt nog steeds voor. De overstap naar e-facturering is voor veel organisaties nog best groot en een issue voor op (de lange) termijn.




E-facturatie is meer dan een pdf-factuur
Er zijn leveranciers die denken dat ze er zijn als facturen per mail in pdf-formaat worden aangeleverd, maar dat is niet zo. Op de achtergrond vinden dan nog veel handmatige handelingen plaats. Denk bijvoorbeeld aan het inscannen van de factuur, data overtypen, in het financiële systeem vastleggen. Deze handelingen verdwijnen bij e-facturatie grotendeels of zelfs geheel. Waar organisaties naartoe moeten groeien en ook niet omheen kunnen – voor gemeenten geldt e-facturatie zelfs al vanaf april 2019 – is totale digitalisering van het inkoopproces. Over een aantal jaren is het de realiteit dat er, vanaf het plaatsen van de bestelling tot en met de betaling van de factuur, geen menselijk handelen meer aan te pas komt.

Voordelen en ombuigen van ‘gevaren’
De voordelen van e-facturatie zijn snel te benoemen. Omdat handmatige handelingen verdwijnen worden er minder fouten gemaakt, het levert tijd- en kostenbesparingen op. De ruimte in tijd kan worden ingezet voor meer analysewerkzaamheden. Het ‘gevaar’ bestaat dat medewerkers afhaken omdat e-facturatie nu eenmaal een andere manier van werken met zich meebrengt, dat kan als bedreigend worden ervaren. Om dit gevoel om te buigen is het van belang om medewerkers direct te betrekken bij het veranderingsproces. Laat ze zien dat de nieuwe rol van kwaliteitsbewaker uitdagend en leuk is!

Communiceren, verbinden en coördineren
In deze tijd kan een controller dus niet meer sec alleen naar het proces van planning en control kijken en dat bewaken. De controller kan een positieve rol spelen in het hele proces van digitalisatie. Namelijk een verbindende en coördinerende rol, waarbij hij tussen de anderen gaat staan om samen ‘problemen’ op te lossen. Goede communicatie is daarbij een voorwaarde. Dat betekent luisteren naar alle stakeholders en ze meenemen in het proces. Niet direct een oordeel klaar hebben, afwegingen maken. In dit specifieke proces houdt dit in: om tafel gaan zitten met onder andere IT, Inkoop, de leverancier van de applicatie, finance professionals, crediteuren, et cetera. Wat zijn de wensen en verwachtingen van een ieder? Wat is de stip op de horizon waar je met de organisatie naartoe wilt? Hoe geef je dat vorm in de praktijk? Welke afspraken maak je qua tijdsbestek?

Verbinder zijn is geen gemakkelijke, maar wel een mooie rol voor de controller. Zeker als je met alle betrokkenen een nieuw gezamenlijk vetrekpunt vormt om de stap vooruit te maken.

Deze column is geplaatst in CM:9 2018



Ook interessant

Technologische ontwikkelingen: onderschat het niet!

‘Het gaat toch prima zo, waarom moeten we dan digitaliseren?’ ‘Ach, daar heb je weer iemand die zegt dat het veel beter...

Lees verder

Van onzekerheid naar vertrouwen

Omgaan met dynamische veranderingen binnen gemeenten Van verticaal naar horizontaal, van centraal naar decentraal en van ove...

Lees verder

Succesvol e-factureren: de controller als verbinder

E-facturering | Column CM | Ingrid Papot Stapels papieren facturen, contacten met leveranciers voor een toelichting, te late...

Lees verder

Iedereen heeft talenten!

Talentmanagement | Column CM | Kittie Hendriks Ik had eens een collega, het type stille werker, die elke taak die ik voor he...

Lees verder

Mensgericht én resultaatgericht. Het kan!

Onderwijs | Actueel “Wat houdt een meer resultaatgerichte bedrijfsvoering dan in? Wat voor consequenties heeft dat voor mi...

Lees verder

Business Controller / Strategisch Adviseur

Vind je het belangrijk om in een dynamische omgeving te werken bij verschillende opdrachtgevers in de Publieke sector? Wil je...

Lees verder

Roy de Werd versterkt sector Public

Mogen wij even voorstellen: Roy de Werd, dé nieuwe Sectormanager Onderwijs van Hofmeier. Hij gaat met veel enthousiasme aan...

Lees verder

Vertrouwen in gemeentelijke samenwerking

ARTIKEL | Binnenlands Bestuur Voor een geslaagd gemeentelijk samenwerkingsverband is het belangrijk om aan de voorkant duide...

Lees verder

Financiële marktwaardering: een hele klus

Financiële marktwaardering | Column CM | Johan Westerhuis Toen de Woningwet in 2015 werd aangepast moesten woningcorporatie...

Lees verder

Senior Financieel Adviseur

Is het tijd om meer verantwoordelijkheden te dragen en jouw kennis te delen met startende collega’s? Kom bij Hofmeier!...

Lees verder

Junior Financieel Adviseur

Je hebt je financiële opleiding afgerond en kan niet wachten om te starten met werken binnen jouw vakgebied! Wij zoeken...

Lees verder

Doen wat ik leuk vind = Sabrine de Ruijter

Mogen wij even voorstellen: Sabrine de Ruijter, dé nieuwe Recruiter van Hofmeier. Zij neemt de rol van Suzanne Danen (int...

Lees verder

Vertrouw (op) elkaar

Samenwerken | Column CM | Rob Kenens De basis voor een goede samenwerking tussen meerdere partijen is vertrouwen. Vertrouwen...

Lees verder

Werken vanuit talent en bezieling

ARTIKEL | Eric Roels | Binnenlands Bestuur Uit onderzoek blijkt dat negen op de tien mensen niet iedere dag hun talenten inz...

Lees verder

Wat bepaalt het succes van een succesvolle strategie implementatie?

Wat bepaalt het succes van een succesvolle strategie implementatie? Welke relatie hebben proces, inhoud en context hierbij? M...

Lees verder

Ontdek het verhaal...achter de cijfers

Waarom is Hofmeier anders dan anderen? En wat bedoelen we met meer dan cijfers? Dat wordt duidelijk in onze nieuwe campagne ...

Lees verder

Samen meer bereiken = Mandy de Langen

Mandy de Langen is sinds april gestart als Marketing & Communicatie Manager. Zij komt in vaste dienst en neemt hiermee...

Lees verder

Binnenlands Bestuur - Grip op gemeentelijke samenwerking

Gemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn er om de efficiency te vergroten en een betere dienstverlening aan de inwoners te b...

Lees verder

Grip op gemeentelijke samenwerking

Raadsleden worstelen met de problematiek van samenwerking omdat die wordt gezien als een bedreiging voor de lokale democratie...

Lees verder

Verdieping - Grip op gemeentelijke samenwerking

1. De centrale vraagstelling Centraal staat de vraag: Hoe zorgen we bij het aangaan en/of het continueren van gemeentelijk...

Lees verder

Gemeenteraadscoalities: van plan naar financieel onder controle

De column van Eric in CM De gemeenteraadsverkiezingen zijn achter de rug. De politieke partijen die de komende vier jaar met...

Lees verder

De maartcirculaire 2018

De maartcirculaire 2018 is dinsdag jl. beschikbaar gesteld. Deze additieve circulaire staat geheel in het teken van de financ...

Lees verder

Eric Roels versterkt sector Public

Nieuwe Hofmeier Sinds januari 2018 is Eric Roels bij in dienst bij Hofmeier. Eric heeft jarenlange ervaring binnen de gemeen...

Lees verder

‘Finance team moet aandacht voor draagvlak hebben’

Coen in CM over 'Best Finance Team' Financials moeten er ‘idealiter’ naar streven om hun vak elke dag beter uit te v...

Lees verder

E-facturatie: bent u op tijd gereed?

De overheid digitaliseert met de Digitale Agenda 2020 in de hand. Vanaf 18 april 2019 zijn alle (semi) overheidsorganisaties ...

Lees verder

Verdieping - E-facturatie: bent u op tijd gereed?

De overheid digitaliseert met de Digitale Agenda 2020 in de hand. Zo zijn alle (semi-) overheidsorganisaties vanaf 18 april 2...

Lees verder

Onze belofte: Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle

2018 belooft een vernieuwend jaar te worden voor uw gemeente met de daarbij behorende uitdagingen. Aan de vooravond van de ve...

Lees verder

Verdieping - Onze belofte: Uw coalitie-uitdagingen financieel direct onder controle!

Aan de vooravond van de verkiezingen weet u dat de ambities van de nieuwe coalitie van invloed zijn op uw programmaplan en -...

Lees verder

Young Professionals en de lokale overheid: boeien en binden

Naar verwachting zullen dit jaar ruim één op de zes gemeenteambtenaren met pensioen gaan. De uitstroom van ambtenaren zal d...

Lees verder

Best finance team; controllers en technologie

Coen in CM over 'Best Finance Team' Hoe ziet een best finance team eruit? Welke vaardigheden en competenties zijn ervoor...

Lees verder

(Assistent) Controller

Yes, je hebt je financiële opleiding afgerond en klaar voor het echte werk!  Wij zoeken!Wij zijn op zoek ...

Lees verder

Hofmeier lanceert nieuwe identiteit

Hofmeier is toe aan een nieuwe jas. Gewoon een die beter past bij de dienstverlening en bij onze collega's die financiële en...

Lees verder

Samen meer bereiken

Hofmeier helpt organisaties in de publieke en private sector om hun ambities waar te maken. Door samen de financiële functie...

Lees verder

Meer dan cijfers

Finance = meer dan cijfers Het is Hofmeiers stellige overtuiging: een gezonde en goed ingerichte financiële functie lever...

Lees verder

Datalekken: ligt u er wakker van?

Het is u vast niet ontgaan dat datalekken een hot issue is. Het niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens betekent naast he...

Lees verder

Beste Finance Team of the Year

Hofmeier is als goldpartner betrokken bij Best Finance Team of the Year.  De financiële functie is een gemeenschappelijke v...

Lees verder

Scheidsrechter of teamspeler?

De column van Alex in CM De controller in scrum: Scrum is ‘hot' in de wereld van de controller. Bij scrum wordt op een ite...

Lees verder

De omslag van financiële naar business controller

De context Wil je als financieel professional en controller kunnen overleven dan is het kennen en begrijpen van de context ...

Lees verder

Grip op het sociale domein

De beweging in het sociaal domein met als resultaat een betere zorg en lagere administratieve lasten De beweging Het gaat ...

Lees verder

Ontwikkeling financiële functie 3/3

Financial & business controller van de toekomst: Sociale alleskunners? Wil je als finance professional en controller kun...

Lees verder

Ontwikkeling financiële functie in het publieke domein 2/3

Durf, competenties en communicatie Ook binnen het publieke domein wordt er gezocht naar financiële professionals die proact...

Lees verder

Ontwikkeling financiële functie in het publieke domein 1/3

De veranderende omgeving van finance & control in het publieke domein De maatschappij is volop in beweging. Daarentegen ...

Lees verder

Controller Onderwijs

Binnen de sector onderwijs ben je verantwoordelijk voor het wel en wee van de financiën bij primaire en voortgezet onder...

Lees verder