Informatiebehoefte I Column CM I Youri Rojas

Ik kan het niet genoeg benadrukken: het gaat niét om het vertalen van data naar informatie, wél om het vertalen van informatiebehoefte naar data. Data ‘an sich’ is namelijk geen informatie. Data moeten gekneed worden tot gegevens met informatiewaarde.
Helaas zie ik regelmatig dat gemeenten, overheden en onderwijs – die te maken hebben met gigantische hoeveelheden data en informatiesystemen – hiermee worstelen.

Toneelstuk met drie akten
Dat goed bepalen van de informatiebehoefte, de vertaling naar dataverzameling en vervolgens betekenis geven aan die informatie, kun je zien als een toneelstuk met drie akten. In dat toneelstuk zijn er vier spelers: de applicatiebeheerder, de controller, de medewerkers en het management.

Akte 1 – Verkennen
De vier spelers komen bij elkaar. De controller stelt positief kritische vragen om duidelijk te krijgen wat de informatiewensen van het management en de medewerkers zijn (Wat is het doel? Wat willen we met de output? Is het de investering waard?). De applicatiebeheerder geeft aan wat de mogelijkheden zijn om dat doel te bereiken. In deze akte stuurt de controller bij, stelt hij zaken scherper, trekt hij zaken in twijfel. Dat creëert impact, hij zorgt ervoor dat alle spelers goed blijven nadenken over het doel.

Akte 2 – Concreet aan de slag
Processen worden ingericht. De applicatiebeheerder bouwt en implementeert een systeem waar de medewerkers mee aan de slag kunnen. In deze akte houdt de controller het overzicht en faciliteert hij. Hij let op dat wat de applicatiebeheerder bouwt, ook is wat het management bedoelt. Uit de praktijk weet ik dat applicatiebeheerders enthousiast zijn en bijvoorbeeld tien functionaliteiten in een systeem inbouwen terwijl er maar drie nodig zijn.

Akte 3 – Duiden
De relevante informatie komt beschikbaar. Het management kan op basis hiervan beslissingen nemen en de organisatie nog beter aansturen. De controller speelt in deze akte een belangrijke, adviserende, duidende rol.

Data data data
Mede door de ontwikkelingen op het gebied van big data is het controllersvak veranderd van achterom kijken naar vooruitzien. De controller van nu moet veel meer een bruggenbouwer zijn. Een verbinder tussen strategisch/beleidsmatige ontwikkelingen en de bedrijfsvoering. Een mooie uitdaging!

Youri Rojas
Finance professional Hofmeier

Deze column is geplaatst in CM: 4 2019.