Finance kent geen exacte grenzen!

“Zo zwart-wit is het niet.”

Finance kent geen exacte grenzen tussen accounting, controlling en businesspartnering. Dat concluderen Remco van ’t Hoff, CFO van onderzoeksbureau Kantar, en Max de Klerk, sectorleider Handel, Industrie en Dienstverlening bij Hofmeier. “Zo zwart-wit is het niet.”

Op zijn visitekaartje prijkt CFO en finance business partner. Dat staat er niet voor niets. Van ’t Hoff schetst aansluitend de transitie die de financiële functie bij Kantar heeft doorgemaakt. “We hebben een aantal jaren geleden het organisatiemodel veranderd. We hebben toen een duidelijke splitsing doorgevoerd tussen accounting en controlling aan de ene kant en aan de andere kant businesspartnering. Bedoeling is dat de businesspartner geen grote teams meer hoeft aan te sturen, maar vrij is om daadwerkelijk met de business samen te werken. Het komt erop neer dat ik bijvoorbeeld meedenk over pricing en over de commerciële voorwaarden waaronder wij met onze klanten samenwerken. Ook zit ik van tijd tot tijd zelf bij procurement van de klant aan tafel om contractvoorwaarden af te stemmen, waardoor Client Service de handen vrij heeft om het over de inhoud van onze onderzoeken te hebben. Controlling en accounting zijn vervolgens meer gericht op het registreren van alle transacties, reporting en het zorgen dat we daadwerkelijk in control zijn.”

Het verder helpen van de business
In dat veranderingstraject kreeg finance in Nederland ook te horen dat het de werkzaamheden van het shared service center in Groot-Brittannië op zich mocht nemen. De administratie en controlling voor Millward Brown, een zusterbedrijf van TNS binnen Kantar, werd tot dan toe namelijk vanuit de UK verzorgd. Van ’t Hoff: “We werden daarmee het SSC van heel Kantar in Nederland. We dachten dat we dat werk er met het huidige team bij konden pakken, maar we hebben dat onderschat. Het duurde daardoor even voordat we het op de rit kregen. Toen hadden we tijdelijk extra handen nodig.” Daarom legde Van ’t Hoff contact met De Klerk van Hofmeier. “Dat ging over ondersteuning in de administratie en de jaarrekening.” Nadat de administratie van Millward Brown op orde was gebracht pakte Van ’t Hoff de rol van businesspartner. “Dit is min of meer een natuurlijk proces geweest omdat mijn rol zich al steeds verder in die richting ontwikkelde. Mijn persoonlijke interesse ligt bij het verder helpen van de business met mijn financiële kennis en ervaring. Echt op de grond, tussen de klanten, in de operatie. Maar ik ben ook financieel bestuurder en ik heb directietaken. Het is in de praktijk best een uitdaging om alle ballen in de lucht te houden en voldoende tijd en aandacht te hebben voor verdere uitdieping van mijn businesspartnerrol. Ik heb het geluk dat we met zijn achten zijn in ons finance team. Voor mij was het makkelijk om accounting en controlling los te laten.”

Daadwerkelijk realiseren van groei
De board van Kantar wilde graag de businesspartnerrol concreet invullen. Anders was er de kans dat finance zich vrijwel alleen met het registreren van transacties en rapportages zou blijven bezighouden. Van ’t Hoff: “Begrijp me goed, die werkzaamheden zijn essentieel en een basisvoorwaarde om betrouwbare cijfers te hebben. Maar we wilden een extra stap maken, naar meerwaarde voor de business. Dus, analyseren van de gegevens en het daadwerkelijk helpen realiseren van groei. Dat gaat over hoe we de business kunnen verbeteren. Denk aan vragen als: wat zijn minder winstgevende projecten of bedrijfsactiviteiten en moeten we daar afscheid van nemen? Hoe komen we tot meer winnende voorstellen bij onze klanten? Hoe kunnen wij de kennis en kunde van onze mensen optimaal benutten? Waar kunnen wij kosten besparen of slimmer omgaan met de beschikbare middelen? Onze country controller leidt het controlling en accountingteam. Ik kan dat deel aan hem en de andere teamleden overlaten. Wij werken al lange tijd samen en er is sterk vertrouwen, maar ik challenge ze uiteraard wel. Heb je overal aan gedacht? Hoe gaan we om met bepaalde posten en waarom zijn er afwijkingen van onze forecast? Het opstellen van de jaarrekening en de interne en externe controles liggen nu in handen van mijn collega’s. Terwijl ik wel de jaarrekening moet aftekenen en financieel eindverantwoordelijk ben als bestuurder.”

CFO blijft verantwoordelijk
Van ’t Hoff blijft daarom betrokken bij accounting en controlling. “Ik blijf natuurlijk verantwoordelijk. Maar meer op het niveau van ‘doen we de goede dingen’. Ik ben dus al met al veel meer vooruit aan het kijken, dan achteruit. Hoe sluiten we dit jaar af? We hebben vier forecastmomenten in het jaar. Moeten we de latest estimates bijstellen? Hoe staat het met het orderboek? Hoe ontwikkelen de verkopen zich ten opzichte van vorig jaar? Welke kosten kunnen we besparen of waar moeten we juist in investeren? Echt sturen op een handvol kpi’s dus.” Zodanig dicht op de business zitten bracht de CFO meer kennis van de organisatie. “Ik heb geleerd om vanuit de verschillende belangen en perspectieven te kijken. In deze rol rapporteer ik aan een buitenlandse CFO, die qua performance natuurlijk ook zijn doelstellingen heeft, maar dan op regionaal gebied. Hoe realiseren we gezamenlijk deze doelstellingen? Waar je voorheen alleen over het resultaat rapporteerde, speel je nu de wedstrijd mee. Als je met minder mensen toe kunt, hoe ga je dat opvangen? Hebben we de juiste competenties voor de realisatie van onze doelstellingen aan boord? Met dat soort vragen hield ik me eerder niet of minder bezig.”

Hoe ziet financial van de toekomst eruit?
De ontwikkelingen bij Kantar in ogenschouw nemend, hoe ziet de financial van de toekomst er dan uit? Van ’t Hoff: “Ik denk dat op termijn traditionele, routinematige werkzaamheden nog verder worden uitbesteed naar Shared Service Centers in het buitenland. Als je die werkzaamheden standaardiseert, kun je deze uiteindelijk ook automatiseren. Softwareprogramma’s kunnen accounting al automatisch uitvoeren, maar het loont pas als je een groot volume aan werkzaamheden hebt. Je hebt overigens altijd mensen nodig voor de afwijkende transacties die er door de software worden uitgepikt. Die gevallen zijn moeilijker en moeten dus extra worden onderzocht.” De technologie is al ver genoeg voor robotic accounting, stelt De Klerk. “Je zou er bij wijze van spreken morgen mee aan de slag kunnen. Maar is jouw bedrijf er klaar voor? Dat heeft met cultuur, durf en met de huidige financials die je in dienst hebt te maken. En inderdaad, je hebt grote volumes nodig.” Van ’t Hoff: “Bij grote concerns, waar ze duizenden facturen verwerken, is het slechts een kwestie van enkele jaren voordat dit wordt ingevoerd.”

Acteer op het terrein waar je affiniteit mee hebt
Er moet een einde komen aan de kunstmatige splitsing tussen financial en businesscontrol, zegt De Klerk. “Als het beestje maar een naam heeft. Ik praat liever over een senior of medior financial die naar voren of naar achteren kijkt. Acteer op dat terrein waar je als financial affiniteit mee hebt. Ik denk dat de meerderheid van de financials nu nog vooral naar het verleden kijkt. Maar de toekomst ligt in vooruitkijken. Wat vinden van de cijfers. Data-analyse vertalen naar organisatorische maatregelen.” Van ’t Hoff. “Er gaat meer data-analyse komen. Registratie is één, maar welke verbanden kun je in de data vinden?” De Klerk: “Goed om te zien is dat er in het onderwijs al veel meer aandacht ligt op analyse en communicatieve vaardigheden. Zo hebben financials meer impact op de business. Dat zie je terug bij professionals die nu op de arbeidsmarkt komen. Dat is een goede ontwikkeling, maar we moeten de basis, bijvoorbeeld van de grootboekrekening, de kaspositie en de factuurverwerking, niet vergeten.”

Jonge instroom is nieuwsgierig
De nieuwe generatie professionals onderscheidt zich volgens Van ’t Hoff. “Ik merk dat de jonge instroom nieuwsgierig is naar waarom zaken gaan zoals ze gaan. Waarom moet een proces zo lang duren? Ze denken mee over het veranderen van de organisatie. Ze hebben een mening en willen daadwerkelijk verandering. We hebben een platform Young Kantar van millennials. Daar zie je dat effect terug. Erg inspirerend.” In de finance functie wordt de data-analist nog niet zo veel gevraagd, constateert De Klerk. “Dat heeft een te grote ICT-component. Maar organisaties zoeken wel financials die business intelligence en data kunnen vertalen naar strategische en operationele acties in het bedrijf. Dan heb je het bijna over commerciële controlling.”

Slag met transacties over vijf jaar geslagen
Tot slot: hoe ziet de finance functie er over vijf jaar uit? Van ’t Hoff: “Dan is de slag met de transacties wel geslagen, schat ik zo in. Kleinere teams handelen de accounting af, ondersteund door software. Ik denk dat er meerdere businesspartners in ons bedrijf zijn. Onze data halen we dan deels uit controlling en accounting, maar ook deels uit bronnen van buiten. Uitzonderingen worden daarbij de basis om verder te spitten in de cijfers. Accounting gaat meer systeemgericht worden aangepakt met een sterke ICT component. Compliance met Sox regels en risicomanagement zullen zeker een prominente rol blijven spelen” De Klerk: “Belangrijk is dat we in die toekomst, of het nu accounting, controlling of businesspartnering is, om samen te werken een beetje op elkaars stoel gaan zitten. Het vakgebied finance kent geen exacte grenzen. Zo zwart-wit is het niet.”


Max de KlerkSectorleider Handel, Industrie en Dienstverlening



Ook interessant

Finance kent geen exacte grenzen!

"Zo zwart-wit is het niet."Finance kent geen exacte grenzen tussen accounting, controlling en businesspartnering. Dat con...

Lees verder

‘Finance team moet aandacht voor draagvlak hebben’

Coen in CM over 'Best Finance Team' Financials moeten er ‘idealiter’ naar streven om hun vak elke dag beter uit te v...

Lees verder

Wees succesvol: ken jezelf én de ander

De column van Max in CM Jezelf kennen: hoe belangrijk is dat eigenlijk om succesvol te kunnen zijn als controller? Vaak ...

Lees verder